Microsoft Cloud Voice en integratie telefonie in Teams: tech talk

Het eerste deel van dit interview vind je op onze website: Beheer fluitend je telefonie met Microsoft Cloud Voice en integratie in Teams

Marcel, het eerste deel sloten we af met wat technische (on)mogelijkheden, kun je daar wat meer over vertellen?

“Zeker! Als een organisatie geïnteresseerd is in het toepassen van Microsoft Cloud Voice, dan gaan we aan de slag met een eerste verkenning. We checken op deal breakers, ik noemde al een aantal aandachtspunten:

• De calling plan licenties zijn nog niet wereldwijd beschikbaar. Het is belangrijk om te weten of Microsoft Cloud Voice beschikbaar is in alle regio’s waar de organisatie actief is. Dat gebied wordt natuurlijk steeds groter, en anders kun je ook nog hybride werken – maar we willen het in ieder geval vooraf goed in kaart hebben.
• Verder is het van belang om duidelijk te hebben hoe de belcentrale op dit moment in elkaar zit. Zijn er nog analoge systemen in gebruik, maakt men wellicht gebruik van zeer specifieke installaties? Biedt Microsoft Cloud Voice deze functionaliteiten ook?
• En een laatste belangrijke is de Session Border Controller (SBC). Dat gaat technisch behoorlijk de diepte in – het komt er op neer dat je, als je ervoor kiest om je telefonie vanaf een oldschool PBX belcentrale aan de Microsoft 365-omgeving te koppelen, de SBC door Microsoft gecertificeerd dient te zijn. Is dat niet het geval dan zijn daar uiteraard oplossingen voor te bedenken, maar het is in ieder geval een belangrijk onderdeel van de eerste verkenning.”

Hoe zit dat met die verkenning?

“Zoals iedere transitie of transformatie werken we met een migratieplan. In dit geval bestaat het uit vier stappen: analyze, prepare, configure en test & deploy. Die eerste stap is eigenlijk een project an sich.”

Interview gaat verder na de afbeelding

“In de analyse gaan we verkennen of voice integration voor jouw organisatie een geschikte oplossing is. We kijken of de dienstverlening in jouw regio(s) aangeboden wordt, of er bepaalde systemen zijn die je wilt behouden in een hybride model, of dat je juist volledig over wil naar Microsoft. We checken de session border controllers (SBCs) en of Microsoft je alles biedt wat je wil hebben of nodig hebt. We maken inzichtelijk wat deze oplossing kost, en wat het oplevert. Kortom, we maken een business case. Het eindproduct van de analyse is een proposed solution, zodat je een go of no go kunt geven.”

En daarna?

“Dan gaan we aan de slag. In de prepare-fase maken we de licenties in orde en zetten we de eventuele nummerportering in gang. Aan het einde van die fase kun je al uitgaande gesprekken voeren in Teams.

In de configure-fase gaan we aan de slag met auto attendance, call queues en de servicenummers. We werken toe naar een migratiedatum, het moment dat de oude telefonie-vendor de nummers vrijgeeft en Microsoft het beheer overneemt. Vanaf dat moment ontvang je ook inkomende gesprekken in Teams.

En dan volgt de laatste fase: test & deploy. En dat is een spannende fase, want je bent al live. Het is test, deploy, test, deploy. Met behulp van een goed testplan gaan we daar zo snel mogelijk doorheen. Vooraf maken we een risico-analyse en een fall back plan om tijdelijke onbereikbaarheid te voorkomen. En daarna komt misschien wel het mooiste moment: het ophalen van al die oude VoIP-toestellen die niet meer nodig zijn. Daar ben je dan mooi vanaf!”

Kun je wat meer vertellen over de verschillende configuraties die Microsoft biedt?

“Er zijn verschillende manieren waarop je met Microsoft Telephony Solutions aan de slag kunt. Als je naar dit schema kijkt, dan zie je vier opties. De eerste twee wil ik graag uitlichten. Nummer drie en vier hebben te maken met skype for business users, en zijn alleen relevant als je daar nu al gebruik van maakt. Voornamelijk voor zeer grote bedrijven.”

Interview gaat verder na de afbeelding

“Voor de eerste twee opties geldt grofweg dat het verschil zit in het beheer:

Optie 1: Phone system with calling plan

Je brengt het volledige beheer onder bij Microsoft. Dat betekent dat dat je je nummers porteert naar Microsoft en daar een calling plan afneemt. Je zet de traditionele telefonie-provider en de PBX daarmee buitenspel, die heb je niet meer nodig.

Optie 2: Phone system with own carrier via direct routing

Je kunt er ook voor kiezen om je nummers en centrale te laten beheren door een ‘klassieke’ telefoonclub, en enkel de frontend van Microsoft af te nemen. We spreken dan van een hybride opzet. Handig als er specifieke centrales of analoge systemen zijn die je wilt behouden. Of als je nog lopende contractuele verplichtingen hebt.

Zo’n hybride opzet kan voor de gehele organisatie ingezet worden, of enkel voor de onderdelen, afdelingen of locaties van de organisatie waar optie 1 (Phone system with calling plan) (nog) niet mogelijk is. Zo kiezen we er bijvoorbeeld vaak voor om kantooromgevingen zo snel mogelijk volledig over te zetten naar Microsoft Cloud Voice. Doorgaans zijn die relatief eenvoudig van opzet. En dat kan dan prima gecombineerd worden met andere centrales of systemen die wél behouden moeten blijven en die we middels Direct Routing aan de Microsoft-omgeving koppelen.

Met beide opties profiteer je van de voordelen van Cloud Voice qua beheer, onderhoud, afhankelijkheid en complexiteit van je systemen. Je kunt eenvoudig je configuraties over verschillende locaties standaardiseren. En ook een fijne, je hoeft niet meer te investeren in achterhaalde technieken.”

Wat bedoel je daarmee?

“Telefonie is een oude wereld waar hele specifieke kennis voor nodig is, terwijl dat in principe natuurlijk onzin is. Alles gaat naar de cloud, we zijn al bijna gewend dat voor dit soort zaken het beheer bij Microsoft ligt. Wat mij betreft moet je al die oude centrales met bijbehorend onderhoud en beheer helemaal niet meer willen.

Als ik ergens CIO of IT-manager zou zijn, dan wil ik de controle hebben. Het laatste wat ik wil is dat mijn IT-organisatie zeer specifieke kennis en flinke investeringen nodig heeft om iets essentieels als de telefonie draaiende te houden. In plaats daarvan wil ik grote en kleine edits en tweaks gewoon intern kunnen oplossen. Het eenvoudig instellen en aanpassen van call plans, auto attendants, virtual resource accounts, etcetera… Dat is met de oude belcentrales gewoon geen optie.

Bovendien is het appels met peren vergelijken. Traditionele telefonie biedt niet de flexibiliteit die Microsoft Cloud Voice biedt. Naar mijn mening moet je als organisatie decentraal werken zo goed mogelijk faciliteren en stimuleren. Cloud Voice is daar een flinke aanjager in.”

Benieuwd naar de kansen en mogelijkheden van Microsoft Cloud Voice voor jouw organisatie?

We bieden je graag 1 uur gratis consultancy aan om vrijblijvend te bekijken wat Microsoft Cloud Voice je te bieden heeft. Neem contact op met Gert Veldhuis voor meer informatie, een demo of een (online) afspraak via gert.veldhuis@transitionexperts.nl of 085 – 487 29 01.

Meld je aan voor ons gratis webinar over Microsoft Cloud Voice!

In dit webinar op donderdag 2 juli a.s. bespreken we de verschillende soorten implementaties (alles in de cloud, koppeling met bestaande on-premises oplossingen, etc.). Je krijgt een beeld van het migratietraject en de benodigde licenties. Afsluitend tonen we een mooi voorbeeld uit de praktijk en natuurlijk is er ruimte om je vragen te bespreken. Meer info en inschrijven kan via deze pagina.

De specialist aan het woord: Microsoft Cloud Voice

Even voorstellen: Marcel Besteman, ervaren transitie- en programmamanager. Voor velen een bekend gezicht als één van de partners bij Transition Experts. Voorheen actief voor grote namen als Imtech, Capgemini en Ernst & Young. Richtte verschillende bedrijven op en stond tien jaar geleden aan de wieg van Transition Experts. Houdt zich met 25+ jaar ervaring onverminderd enthousiast bezig met IT-transities en -transformaties.

Marcel is zeer ervaren op het gebied van Microsoft 365 en gaf eerder interviews over Microsoft Teams en Microsoft Power Platform.

Over deze serie interviews

Dit is het achtste deel in een serie interviews over Modulaire Digitale Transformatie (MDT). Met MDT maken we digitale transformatie concreet: we verdelen het in kleine thema’s, zoals blockchain, big data en RPA. Losse modules, die je de mogelijkheid geven om heel gericht één aspect van digitale transformatie aan te pakken.

Lees ook de eerdere interviews en publicaties in deze serie. Wil je de interviews niet missen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief, dan ontvang je ze rechtstreeks in je mailbox!