Microsoft Cloud Voice und Telefonie-Integration in Teams: Tech Talk

Den ersten Teil dieses Interviews finden Sie auf unserer Website. Verwalten Sie Ihre Telefonie einfach mit Microsoft Cloud Voice und einer Integration in Teams

Marcel, wir haben den ersten Teil mit einigen technischen (Un-)Möglichkeiten beendet, können Sie uns mehr darüber erzählen?

“Definitiv! Wenn eine Organisation an der Anwendung von Microsoft Cloud Voice interessiert ist, beginnen wir mit einer ersten Analyse. Wir suchen nach Dealbreakern, ich habe bereits eine Reihe von Punkten erwähnt, auf die wir achten müssen:

• Die Calling-Plan-Lizenzen sind noch nicht weltweit erhältlich. Es ist wichtig zu wissen, ob Microsoft Cloud Voice in allen Regionen, in denen die Organisation tätig ist, verfügbar ist. Dieser Bereich wird natürlich immer größer und größer, und ansonsten kann man in einem Hybrid arbeiten – aber zumindest wollen wir im Voraus ein klares Bild davon haben.
• Es ist auch wichtig zu wissen, wie das Callcenter derzeit funktioniert. Sind noch analoge Systeme im Einsatz, verwenden sie vielleicht ganz spezielle Installationen? Bietet Microsoft Cloud Voice auch diese Funktionalitäten an?
• Und ein letzter wichtiger Punkt ist der Session Border Controller (SBC). Damit steigen wir in ein sehr technisches Thema ein – kurz zusammengefasst, wenn Sie Ihre Telefonie von einem PBX-Callcenter der alten Schule mit der Microsoft 365-Umgebung verbinden möchten, muss der SBC seitens Microsoft zertifiziert sein. Wenn das nicht der Fall ist, gibt es dafür natürlich Lösungen, aber es ist auf jeden Fall ein wichtiger Teil der ersten Untersuchung.”

Wie sieht der Migrationsprozess aus?

“Wie bei jeder Transition oder Transformation arbeiten wir mit einem Migrationsplan. In diesem Fall besteht dieser aus vier Schritten: Analyze, Prepare, Configure, Test und Deploy. Dieser erste Schritt ist eigentlich ein Projekt an sich.”

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“In der Analyse untersuchen wir, ob die Voice integration eine geeignete Lösung für Ihre Organisation ist. Wir prüfen, ob der Dienst in Ihrer(n) Region(en) angeboten wird, ob es bestimmte Systeme gibt, die Sie in einem hybriden Modell behalten wollen, oder ob Sie vollständig zu Microsoft migrieren möchten. Wir prüfen die Session Border Controller (SBC) und ob Microsoft Ihnen alles bietet, was Sie wollen oder brauchen. Wir machen deutlich, was diese Lösung kostet und was sie bringt. Kurz gesagt, wir erarbeiten einen Business Case. Das Endprodukt der Analyse ist ein Lösungsvorschlag, d.h. Sie können grünes Licht geben oder nicht.”

Und danach?

“Dann machen wir uns an die Arbeit. In der Prepare-Phase werden wir die Lizenzen einrichten und eine eventuelle Nummernportierung einleiten. Am Ende dieser Phase können Sie bereits ausgehende Anrufe in Teams tätigen.

In der Configure-Phase machen wir uns an die Arbeit mit automatischer Auto Attendance, Call Queues und Servicenummern. Wir arbeiten auf ein Migrationsdatum hin, d.h. auf den Zeitpunkt, an dem der alte Telefonieanbieter die Nummern freigibt und Microsoft die Verwaltung übernimmt. Von diesem Moment an werden Sie auch eingehende Anrufe in Teams erhalten.

Und dann kommt die letzte Phase: Test und Deploy. Dies ist eine aufregende Phase, denn Sie sind bereits live dabei. Es heißt testen, bereitstellen, testen, bereitstellen. Mit Hilfe eines guten Testplans gehen wir dies so schnell wie möglich durch. Im Vorfeld erstellen wir eine Risikoanalyse und einen Ausweichplan, um eine vorübergehende Unzugänglichkeit zu verhindern. Anschließend folgt vielleicht der beste Moment: die Abholung all der alten VoIP-Geräte, die nicht mehr benötigt werden. Diese Geräte sind Sie dann nämlich los!”

Können Sie etwas mehr über die verschiedenen Konfigurationen erzählen, die Microsoft anbietet?

“Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie mit den Telefonielösungen von Microsoft beginnen können. Wenn Sie sich dieses Diagramm ansehen, sehen Sie vier Optionen. Die ersten beiden möchte ich hervorheben. Nummer drei und vier befassen sich mit Skype für Geschäftsanwender und sind nur relevant, wenn Sie sie jetzt verwenden. Hauptsächlich für sehr große Unternehmen.”

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“Bei den ersten beiden Optionen liegt der Unterschied, grob gesagt, im Management:

Option 1: Phone system with calling plan

Sie bringen das gesamte Management unter die Kontrolle von Microsoft. Das bedeutet, dass Sie Ihre Nummern nach Microsoft portieren und dort einen Calling Plan erstellen. Ihren traditionellen Telefonieanbieter und ihre Telefonanlage brauchen Sie dann nicht mehr.

Option 2: Phone system with own carrier via direct routing

Sie können sich auch dafür entscheiden, Ihre Nummern und die Telefonzentrale von einem “klassischen” Telefonanbieter verwalten zu lassen und nur das Front-End von Microsoft zu kaufen. Es handelt sich um eine Mischform. Nützlich, wenn es bestimmte Telefonzentralen oder Analogsysteme gibt, die Sie behalten möchten. Oder wenn Sie noch laufende vertragliche Verpflichtungen haben.

Eine solche hybride Einrichtung kann für die gesamte Organisation oder nur für diejenigen Teile, Abteilungen oder Standorte der Organisation verwendet werden, wo Option 1 (Phone system with calling plan) (noch) nicht möglich ist. Beispielsweise entscheiden wir uns oft dafür zuerst die Büroumgebungen so schnell wie möglich vollständig auf Microsoft Cloud Voice zu migrieren. Diese sind in der Regel relativ einfach einzurichten. Diese kann dann mit anderen Telefonzentralen oder Systemen kombiniert werden, die beibehalten werden müssen und die wir mittels Direct Routing mit der Microsoft-Umgebung verbinden.

Mit beiden Optionen profitieren Sie von den Vorteilen von Cloud Voice in Bezug auf Verwaltung, Wartung, Abhängigkeit und Komplexität Ihrer Systeme. Sie können Ihre Konfigurationen leicht über mehrere Standorte hinweg standardisieren. Und, auch sehr schön, man muss nicht mehr in veraltete Techniken investieren.”

Was soll das bedeuten?

“Die Telefonie ist eine alte Welt, die sehr spezifische Kenntnisse erfordert, was natürlich im Grunde genommen Unsinn ist. Alles geht in die Cloud, wir sind fast daran gewöhnt, dass Microsoft diese Dinge verwaltet. Was mich betrifft, so sollten Sie all diese alten Telefonanlagen mit der dazugehörigen Wartung und Verwaltung überhaupt nicht mehr wollen.

Wenn ich irgendwo ein CIO oder IT-Manager wäre, würde ich die Kontrolle haben wollen. Das Letzte, was ich will, ist, dass meine IT-Organisation sehr spezifische Kenntnisse und beträchtliche Investitionen benötigt, um etwas so Wesentliches wie die Telefonie am Laufen zu halten. Stattdessen möchte ich in der Lage sein, große und kleine Änderungen und Optimierungen intern vorzunehmen. Einfaches Einrichten und Anpassen von Call Plans, Auto Attendants, Virtual Resource Accounts und so weiter… Das ist mit den alten Callcentern einfach nicht möglich.

Außerdem werden so Äpfel mit Birnen verglichen. Die herkömmliche Telefonie bietet nicht die Flexibilität, die Microsoft Cloud Voice bietet. Meiner Meinung nach müssen Sie als Organisation die dezentrale Arbeit so weit wie möglich erleichtern und fördern. Cloud Voice ist ein großer Impuls dafür.”

Möchten Sie mehr erfahren über Microsoft Cloud Voice?

Wir bieten Ihnen gerne einen einstündigen, unverbindlichen Beratungstermin an um zu analysieren, was Microsoft Cloud Voice für ihr Unternehmen bedeuten kann. Für mehr Informationen, einer Demo oder einem (online) Termin, kontaktieren Sie gerne Gert Veldhuis via gert.veldhuis@transitionexperts.de oder (+49) 160 – 92618014.

Der Spezialist hat das Wort: Microsoft Cloud Voice

Kurze Vorstellung: Marcel Besteman, erfahrener Transition- und Programmmanager. Für viele bekannt als eins der Gesichter von Transition Expert. Zuvor hat er für große Namen gearbeitet, wie Imtech, Capgemini und Ernst & Young. Er hat bereits verschiedene Unternehmen gegründet und war auch vor 10 Jahren einer der Gründer von Transition Experts. Mit 25+ Jahren Erfahrung beschäftigt er sich mit großer Begeisterung mit IT-Transitionen und -Transformationen.

Marcel ist sehr erfahren auf dem Thema Microsoft 365 und hat auch in der Vergangenheit mehrere Interviews zu Microsoft Teams und Microsoft Power Platform.

Über diese Interviewserie

Das hier ist der achte Teil der Interviewserie über Modulare Digitale Transformation (MDT). Mit MDT machen wir digitale Transformation konkret: wir teilen das große Thema in Einzelthemen, wie Blockchain, Big Data und RPA. Einzelne Module, die uns ganz gezielt einen Aspekt der digitalen Transformation zu erarbeiten.

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