Je business wil los met Power Platform! Kan jouw IT-organisatie dat al aan?

Vraag je Marcel Besteman naar Microsoft Power Platform, dan tref je een enthousiaste gesprekspartner. Hij steekt direct van wal:

“Ik ben echt een groot voorstander van het Power Platform, ik denk dat dit een gamechanger wordt. Je kunt de business zóveel power geven, het is zonde als je daar niets mee doet… Low code ontwikkelen heeft de toekomst. Je geeft gebruikers de kans om datagedreven te werken en wendbaar te zijn, direct in te spelen op marktontwikkelingen. Zonder dat ze daar programmeurs voor nodig hebben.

De business wil graag snel schakelen, vandaag iets bedenken en dat gisteren al in gebruik nemen. Power Platform bied je die mogelijkheid. Op deze manier haal je die druk bij technici weg en is IT geen bottleneck meer.

Maar je moet er natuurlijk wel goed over nadenken, hoe je dat dan op een verantwoorde manier doet. Liefst natuurlijk nog vóór iemand in de business zelf bedenkt dat ze met Power Platform aan de slag willen. Als IT-manager of CIO moet je je realiseren dat dit eraan komt, dat de business zelf wil gaan ontwikkelen en automatiseren. En dat is het aan jou om goed voorbereid te zijn. Laat je niet overspoelen door de business, zorg ervoor dat je op tijd de juiste strategie klaar hebt liggen.”

Voor wie er niet volledig in thuis is, kun je aangeven hoe Power Platform in elkaar steekt?

“Ja, zeker. Het Power Platform is onderdeel van Microsoft 365 en valt onder Advanced Productivity zoals we dat van Microsoft Teams kennen. Op onze website vind je een korte introductie op Advanced Productivity. Specifiek het Power Platform draait om laagdrempelig werken met data en programmeren, zonder dat je daar programmeerkennis voor nodig hebt.

Het bestaat uit vier onderdelen. Je hebt Power BI, Power Apps en Power Automate, een drieluik van tools die je helpen om datagestuurde beslissingen te maken. Het vierde onderdeel is Virtual Agents, dat zie ik zelf als losse tak van sport.“

“In het kort:

• Power BI: Power BI draait om Business Intelligence. Je maakt data visueel, je bouwt er dashboards mee en je analyseert business data. Het mooie is dat je zo iedere medewerker de mogelijkheid geeft om datagedreven te werken.
• Power Apps: Met Power Apps kun je eenvoudig apps ontwikkelen. Je hebt daar niet persé programmeerskills voor nodig, het is low code of zelfs no code. Je slaat de data op door je Power App te koppelen met bijvoorbeeld Sharepoint, Common Data Services (CDS) of een SQL server.
• Power Automate: Power Automate draait om het verwerken van taken en het automatiseren van workflows. Er is een flinke set aan standaard connectoren beschikbaar, waarmee je workflows bouwt. Je kunt honderden apps aan elkaar knopen en zo bijvoorbeeld data beschikbaar stellen voor je Power Apps. Ook hier heb je geen regel code nodig.

Ik heb zelf voor Transition Experts een app gebouwd waarmee we intern de vakanties en vrije dagen aanvragen. In Power Apps heb ik de front end gebouwd, waar medewerkers hun gewenste vrije dagen invoeren. In Power Automate heb ik een flow gebouwd, zodat er een proces in gang gezet wordt zodra er een aanvraag binnenkomt. Er worden wat mailtjes verzonden, want die aanvraag moet natuurlijk goedgekeurd of afgekeurd worden. En uiteraard heb ik een mooi dashboard gemaakt, zodat alle medewerkers in één oogopslag zien hoe ze er qua verlof voorstaan, gedurende het jaar. En die app is ook nog eens direct geschikt voor mobiel gebruik, waardoor ‘ie veel gebruikt wordt.

Een heel simpel voorbeeld, waar echt geen regel code voor gebruikt is. Dit kan iedereen maken, voor iedere afdeling, voor allerlei processen. Misschien wil je de onboarding van nieuwe medewerkers automatiseren. Of aanvraagprocedures sneller en efficiënter maken, belangrijke databases inzichtelijk maken, business intelligence dashboards opzetten… Ik kan wel honderd voorbeelden bedenken.”

En hoe zit het met die losse tak van sport, de Virtual Agents?

“Virtual Agents is een verhaal apart. Het draait om Artificial Intelligence (A.I.). Je bouwt er bots mee, zoals de chatbots die je op de online klantenservice van grotere bedrijven tegenkomt. Dit is een grote kans voor wat grotere bedrijven die bijvoorbeeld een stuk van de servicedesk willen automatiseren.

Ik heb vorig jaar voor een grote organisatie gewerkt aan een bot die geïntegreerd werd in Teams. Medewerkers konden in Teams vragen stellen die anders bij de servicedesk terecht kwamen. Denk aan vragen over wachtwoorden en foutmeldingen, of het aanvragen van een nieuwe laptop. Bij deze organisatie scheelde het de servicedesk iedere dag zo’n 200 eerstelijns contactmomenten. Met die insteek is de business case snel gemaakt…”

Je gaf aan dat low code de toekomst heeft. Hoe denk je dat dit de business gaat veranderen?

“Er zal altijd vraag zijn naar goede mensen die goed kunnen programmeren. Maar er is een schreeuwend tekort aan goede IT’ers. Voor de meeste organisaties bestaat het personeelsbestand maar voor een klein percentage uit programmeurs.

Als je naar deze afbeelding kijkt, dan geeft de bruine curve de gemiddelde verhouding aan tussen het aantal mensen in een organisatie en de mate van technische skills. Rechtsonderin zie je de programmeurs. De mensen die vloeiend zijn in allerlei programmeertalen, met veel technische skills. Dat is maar een klein deel van de enterprise population.”

Bron: Technical Skills across an organization via Youtube

“Linksboven zitten de mensen die wat kunnen met Word en Powerpoint: da’s een grote groep, daar heb je weinig technische skills voor nodig. En als je een beetje fatsoenlijk uit de voeten kunt met Word, dan kun je ook al een en ander met het Power Platform. Zo’n vakantie-aanvraag app is zo gebouwd. Dat betekent dat je door inzet van Power Platform opeens veel minder afhankelijk wordt van die kleine club mensen met de échte technische skills.

Ik zeg niet dat iedere medewerker ingewikkelde apps moet bouwen, maar je geeft mensen wél de mogelijkheid om laagdrempelig met data te werken en workflows te automatiseren. En voor de echte ontwikkelaars geldt dat ze het Power Platform kunnen inzetten om snel grote stappen te maken. Het maakt werken met data een stuk efficiënter.”

Maar…?

“Als je niet oppast, krijg je een wildgroei aan maatwerk in je organisatie. En je moet je afvragen of je dat wil. Want hoe zit het met eigenaarschap, de governance? Wie beheert zo’n applicatie en hoe zit het met support? Dat geldt natuurlijk voor alles wat je qua Advanced Productivity doet.

Je moet je ook afvragen: wat sta ik mijn gebruikers toe? Als je kijkt naar mijn appje om vrije dagen aan te vragen… Het kan een logische keuze zijn om een connectie te maken met de HR-database. Maar daar zit mogelijk allerlei data in die je niet met de hele organisatie wilt delen. Voor je het weet kunnen gebruikers misschien ook wel andere data inzien. Dan kunnen ze opeens álle vakantie-aanvragen bekijken, of gemaakte overuren, of salarisgegevens. Daar moet je heel voorzichtig mee zijn.

Verder is de regelgeving, specifiek de privacy en GDPR, een belangrijke. Je hébt heel veel data, van je eigen organisatie en je medewerkers. Misschien ook van klanten of gebruikers. Maar mag je die ook tonen? Dat moet bovendien goed geregistreerd worden. Als mensen opvragen waar hun data voor ingezet is, dan moet je daar een sluitend antwoord op hebben.”

Het is niet enkel hosanna dus…

“Nee, dat is het nooit. Ik ben hier heel enthousiast over, dat is denk ik wel duidelijk. Power Platform biedt enorm veel mogelijkheden en de business case is vaak heel goed te maken. Maar je moet je wel bewust zijn van waar je aan begint. En je goed voorbereiden. Liefst nog vóór je vanuit de business vragen krijgt, of ze hier mee aan de slag kunnen. En dat kan best een uitdaging zijn.” 

De specialist aan het woord: Microsoft Power Platform

Even voorstellen: Marcel Besteman, ervaren transitie- en programmamanager. Voor velen een bekend gezicht als één van de partners bij Transition Experts. Voorheen actief voor grote namen als Imtech, Capgemini en Ernst & Young. Richtte verschillende bedrijven op en stond tien jaar geleden aan de wieg van Transition Experts. Houdt zich met 25+ jaar ervaring onverminderd enthousiast bezig met IT-transities en -transformaties.

Marcel is zeer ervaren op het gebied van Microsoft 365 en neemt je met veel enthousiasme mee in de mogelijkheden. Eerder interviewden we hem over de implementatie en user adoption van Microsoft Teams.

Meer weten over Microsoft Power Platform? Neem gerust contact op met Marcel. Hij vertelt je graag meer over de mogelijkheden.

Marcel geeft op donderdag 25 juni 2020 een (Engelstalig) webinar ‘Keeping Microsoft Teams in control’. Interessant voor onder andere CTO’s en IT-managers die binnen hun organisatie verantwoordelijk zijn voor Microsoft Teams, of daar mee aan de slag willen. Je kunt je kosteloos inschrijven (eventueel ook voor een andere datum) via deze pagina.

Ook interessant:

• Integratie telefonie in Microsoft Teams met Cloud Voice

Binnenkort interviewen we Marcel nogmaals, dit keer over de integratie van Cloud Voice in Microsoft Teams. Inclusief praktijkvoorbeelden en duidelijke business cases, waarbij de volledige telefoniecentrale overgezet wordt. Interessant voor gewone kantoorsituaties, maar zeker ook voor callcenters en andere afdelingen waar telefonie core business is.

Volgende editie!

In deze serie interviews rondom Modulaire Digitale Transformatie lichten we steeds een nieuw thema uit. De komende tijd hebben we onder andere aandacht voor CIO as a Service en User Experience Monitoring (UXM).

Modulaire Digitale Transformatie

Dit is het vierde deel van een serie interviews over Modulaire Digitale Transformatie (MDT). Met MDT maken we digitale transformatie concreet: we verdelen het in kleine thema’s, zoals blockchain, big data en RPA. Losse modules, die je de mogelijkheid geven om heel gericht één aspect van digitale transformatie aan te pakken.

Eerdere stukken in deze serie:

• Doet u mij maar ‘een stukje’ digitale transformatie
• ‘Even snel’ aan de slag met Microsoft Teams: de droom/nachtmerrie van iedere IT-manager…
• ‘De grootste fout bij de overstap naar Microsoft 365? Denken dat het om een IT-project gaat…’

Meer weten over digitale transformatie in het algemeen, of één van onze modules in het bijzonder? Neem contact op met Gert Veldhuis via gert.veldhuis@transitionexperts.nl of (+31) 085 – 487 29 01.

Wil je deze serie interviews niet missen? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief, dan ontvang je ze rechtstreeks in je mailbox!