"De grootste fout bij de overstap naar Microsoft 365? Denken dat die overstap een IT-project is..."

Voor de oplettende lezer is het misschien even wennen aan die nieuwe naam: Office 365 is recent omgedoopt tot Microsoft 365. Inhoudelijk is er niets veranderd. Wat voorheen Office 365 (ook wel O365) heette, heet nu Microsoft 365 (of M365). Eigenlijk best slim, want het haalt de focus weg bij die bekende office-apps als Word en Excel, wat ruimte geeft om te laten zien dat er nog veel meer inzit.

De specialist aan het woord: Microsoft 365

Vorige week interviewden we Marcel Besteman over ‘even snel’ aan de slag gaan met Microsoft Teams, en hoe je die implementatie goed aanpakt. Dit keer trekken we het breder en kijken we met Rob Dekker naar Microsoft 365 en hoe je dat goed binnen je organisatie inzet.

Even voorstellen: Rob Dekker, ervaren transitie- en projectmanager. Voor velen een bekend gezicht als één van de partners bij Transition Experts. Voorheen actief voor grote namen als Atos, Ernst & Young, Capgemini en KPMG. Rob is één van de oprichters van Transition Experts en met 25+ jaar kennis en ervaring een rots in de branding voor zijn opdrachtgevers.

Vertel Rob, jij hebt al zoveel projecten en implementaties met Microsoft 365 gedaan. Wat zijn nou typisch zaken die over het hoofd worden gezien?

“De grootste fout die mensen maken bij een overstap, is dat men denkt dat het om een IT-project gaat. Dat is het niet. Die IT ligt bij Microsoft, zij verzorgen de techniek. Natuurlijk moet je ook iets met die techniek binnen je organisatie, om dit pakket in het overall landschap te integreren. Maar Microsoft 365 brengt een verandering teweeg in de werkprocessen van je gebruikers. Je moet keuzes maken omtrent informatie en veiligheid, en zorgen dat mensen de software op de juiste manier gebruiken. En bij voorkeur doen ze dat dan als vanzelf, zonder weerstand. Dat kan een hele opgave zijn.

Wat ik ook vaak merk, is dat de veelomvattendheid van het pakket niet goed gezien wordt. Voor veel mensen is Microsoft 365 gewoon het bekende office-pakket met Word, Excel en PowerPoint, maar dan in abonnementsvorm. Eventueel nog gecombineerd met wat mogelijkheden voor samenwerken en cloudservices. En dat ís het natuurlijk ook, maar je doet je organisatie tekort als je alleen dat eruit haalt.

Wat mij betreft is het ook die veelomvattendheid die maakt dat projecten rondom Microsoft 365 nooit enkel IT-projecten zijn. Als je het goed aanpakt, ben je juist veel bezig met de business, en veel minder met de techniek. De techniek is natuurlijk essentieel, maar Microsoft 365 kan impact hebben op je volledige bedrijfsvoering. ”

De belangrijkste voordelen tegenover de traditionele eenmalige licenties?

“Dat hangt er een beetje vanaf waar je naar kijkt. Puur qua kosten, de financiële verantwoording verandert. In het oude systeem is er een fixed price, met Microsoft 365 ga je per maand of per jaar betalen. In finance hebben ze het dan over de stap van CAPEX naar OPEX, van investeringsuitgaven naar operationele kosten. Voor sommige bedrijven is dat heel prettig, voor andere organisaties weer minder.

Wat sowieso een voordeel is, is dat Microsoft 365 schaalbaar is. Je betaalt per user en dat is handig wanneer je gebruikersbestand groeit of krimpt. En je hebt natuurlijk altijd toegang tot de laatste versie van de software. Er wordt continu geïnnoveerd en daar heb je direct profijt van. Geen gedoe met versies zoals vroeger, waarbij de systeembeheerder met cd’tjes rondging. Vaak kunnen ook de beheerlasten omlaag.

Verder is 365 gericht op online samenwerken en content delen. Dat is heel eenvoudig gemaakt, ook op andere devices of locaties. En je kunt enorm veel qua security. Afhankelijk van welke licentie je kiest heb je alle mogelijkheden om goed tegemoet te komen aan de eisen van je organisatie en de regelgeving. Wat natuurlijk ook bepaalde verantwoordelijkheden met zich meebrengt.”

In het vorige interview met Marcel over de implementatie en adoptie van Microsoft Teams kwam het ook al naar voren: security en governance spelen een grote rol. Hoe zit dat voor Microsoft 365?

“Ja, dat zijn precies die verantwoordelijkheden. Wat voor Teams geldt, komt ook terug bij de andere onderdelen van M365. Er zijn heel wat keuzes die moeten worden gemaakt op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Je moet een duidelijk beeld hebben van rollen en verantwoordelijkheden. Weten wie waar bij mag, wat je met wie wilt delen. Wat sla je op, hoe werk je samen? Daar heb je een goed plan voor nodig. Voor gebruikers is het soms lastig om door de bomen het bos nog te zien.”

Hoe pak je dat dan goed aan? Waar begin je, met welke applicaties?

“Gartner heeft daar een goede flow voor, qua categoriseren en prioriteren. Als je alles tegelijk uitrolt gaat het mis, dat is teveel. We starten met het migreren van de Microsoft workloads. Denk aan Exchange en Office, de processen die toch al via software van Microsoft liepen. Een logische eerste stap. Hoofdzaak is dat je zorgt voor een stabiel, up to date en voordelig alternatief op de bestaande situatie.

Loopt dat goed, dan kun je aan de slag met het vervangen van niet-Microsoft workloads. Denk aan de introductie van OneDrive en Teams, Intune of Power BI. Misschien heb je andere applicaties in gebruik, die je met een onderdeel van Microsoft 365 kunt vervangen. Noodzaak vanuit de business is hier belangrijk. Het is mooi om alle tools binnen één platform onder te brengen, maar dan moet dat wel voordelen hebben. De kosten kunnen daar een belangrijke rol in spelen. Een goed voorbeeld hiervan is software op gebied van business intelligence: vaak behoorlijk kostbaar en doorgaans goed te vervangen met Microsoft 365.

De derde stap is het initieren van nieuwe workloads. Met het Power Platform kun je bijvoorbeeld allerlei werkprocessen stroomlijnen en automatiseren. Enorm uitgebreid qua mogelijkheden. Afhankelijk van je licentie zit dat allemaal ‘gewoon’ in Microsoft 365. Op basis van vraag vanuit de business en je eisen en wensen kun je dit verder optimaliseren.”

Het komt steeds terug: enorm veel mogelijkheden. In hoeverre sluit Microsoft 365 aan op maatwerk?

“Ik raad altijd aan om zoveel mogelijk ‘out of the box’ te werken: gebruik de tools zoals ze bedoeld zijn. Kies voor de standaard aanpak. De ervaring leert dat Microsoft niet tot nauwelijks ondersteunt wanneer je problemen hebt met ‘afwijkende’ implementaties. Daar houden we in het ontwerp en tijdens de uitvoering dus rekening mee. We beperken het aantal aanpassingen tot een minimum. En we maken veel gebruik van de Best Practices. Zo beperken we de kans op problemen in de toekomst.

Dat is belangrijk om je te realiseren: je hebt je te schikken naar de route die Microsoft kiest. Je kunt alles naar eigen inzicht creatief inrichten. Maar als Microsoft besluit om een andere route te nemen waardoor jouw bij elkaar geknutselde oplossingen niet meer werken… dan kun je daar weinig aan doen. Dat bewustzijn is heel belangrijk, wil je solide en kostenefficiënt te werk gaan.”

Belangrijk dus om rekening mee te houden. Zijn er andere nadelen, of zaken die je zeker niet uit het oog mag verliezen?

“Hmm.. Het ligt misschien voor de hand, maar je bent met Microsoft 365 voor een groot deel afhankelijk van een internetverbinding. In Nederland is dat meestal geen probleem, maar bij internationale projecten lopen we daar wel eens tegenaan. Soms werken we aan wereldwijde implementaties, met bijvoorbeeld vestigingen in India, waarbij die stabiele internetverbinding mist. Dat levert problemen op.

Daarnaast gaf ik al aan, het kan voor gebruikers lastig zijn om het overzicht te bewaren. Met name als er veel nieuwe onderdelen tegelijk geïntroduceerd worden. Als je een document wilt opslaan en delen, doe je dat dan via Sharepoint, Teams, OneDrive? Zonder duidelijke richtlijnen gaat het mis, dat is typisch iets waar we vanuit de implementatie vooraf goed naar kijken.

En dat is precies waarom je de overstap naar M365 niet als sec een IT-project kunt zien. Die integratie en inrichting, de implementatie, dat doet Microsoft niet voor je. Dat moet specifiek georganiseerd worden en vereist kennis en inzicht in de samenhang van het product, de organisatie en het proces. Dat is de meerwaarde die je als transitiemanager biedt.”

Meer lezen?

• Modern Workplace & Microsoft 365 op Transitionexperts.nl
• Microsoft 365 kan natuurlijk ook ingezet worden als één van de tools binnen de Toekomstbestendige Werkomgeving
• Download gratis ons whitepaper ‘Transformatie van de Werkomgeving’

Volgende editie!

In deze serie interviews rondom Modulaire Digitale Transformatie lichten we steeds een nieuw thema uit. De komende tijd hebben we onder andere aandacht voor CIO as a Service en User Experience Monitoring (UXM) en gaan we ook nog wat dieper in op verschillende integraties en toepassingen voor Microsoft Teams.

Modulaire Digitale Transformatie

Dit is het tweede deel van een serie interviews over Modulaire Digitale Transformatie (MDT). Met MDT maken we digitale transformatie concreet: we verdelen het in kleine thema’s, zoals blockchain, big data en RPA. Losse modules, die je de mogelijkheid geven om heel gericht één aspect van digitale transformatie aan te pakken.

Eerdere stukken in deze serie:

• Doet u mij maar ‘een stukje’ digitale transformatie
• ‘Even snel’ aan de slag met Microsoft Teams: de droom/nachtmerrie van iedere IT-manager…

Meer weten over digitale transformatie in het algemeen, of één van onze modules in het bijzonder? Neem contact op met Gert Veldhuis via gert.veldhuis@transitionexperts.nl of (+31) 085 – 487 29 01.

Wil je deze serie interviews niet missen? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief, dan ontvang je ze rechtstreeks in je mailbox!