“Der größte Fehler beim Umstieg auf Microsoft 365? Zu denken, dass dieser Umstieg ein IT-Projekt ist…”

Aufmerksamen Lesern fällt auf, dass es ein neuer Name ist: Office 365 (auch O365) wurde kürzlich umbenannt zu Microsoft 365 (oder M365), inhaltlich wurde aber nichts verändert. Eigentlich ganz schön schlau, denn es legt den Fokus bei den bekannten Office-Apps weg, wie Word und Excel, und schafft Platz um zu zeigen, dass es noch viel mehr gibt.

Der Spezialist zu Microsoft 365

Letzte Woche haben wir Marcel Besteman zu “mal eben” Microsoft Teams installieren interviewt, und wie man die Implementierung richtig angeht. Dieses Mal gehen wir mehr in die Breite und schauen wir uns mit Rob Dekker Microsoft 365 an und wie man es sinnvoll in einem Unternehmen einsetzt.

Zu seiner Person: Rob Dekker, erfahrener Transition- und Projektmanager. Für Viele ein bekanntes Gesicht und einer der Gründer von Transition Experts. Zuvor war er für viele angesehene Firmen aktiv, wie Atos, Ernst & Young, Capgemini und KPMG. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrungen im IT-Bereich ist er für seine Kunden ein Fels in der Brandung.

Rob, du hast schon so viele Projekte und Implementierungen mit Microsoft 365 durchgeführt. Was wird dabei immer wieder vergessen?

“Der größte Fehler beim Umstieg auf Microsoft 365? Zu denken, dass dieser Umstieg ein IT-Projekt ist, das ist es ganz sicher nicht. Die IT liegt bei Microsoft, sie kümmern sich um die Technik. Mit dieser Technik muss man arbeiten und sie übergreifend integrieren. Microsoft 365 verändert die Arbeitsprozesse der Nutzer, dafür müssen Entscheidungen getroffen werden, bei Themen wie Data und Security. Zudem ist es wichtig sich darum zu kümmern, dass die Nutzer die Software richtig nutzen. Am liebsten natürlich ohne Widerstand und selbstständig, ohne Protest, aber genau das kann eine große Herausforderung sein.

Außerdem merke ich oft, dass die Vielschichtigkeit des Pakets unterschätzt wird. Für Viele ist Microsoft 365 einfach ein bekanntes Office-Paket mit Word, Excel und PowerPoint, aber dann in einem Abonnement. Gegebenenfalls noch kombiniert mit ein paar Tools für gemeinsames Arbeiten und Cloudservices. Das stimmt natürlich, aber als IT-Manager holt man nicht alles raus, wenn man nur die einzelnen Programme integriert.

Meiner Meinung nach ist auch die Vielschichtigkeit dafür verantwortlich, dass Projekte rundum Microsoft 365 nie einzelne IT-Projekte sind. Wenn die Integration gut in Angriff genommen wird, dann ist man mehr mit dem Business beschäftigt, als mit der Technik. Die Technik ist natürlich essentiell, aber Microsoft 365 kann auf die ganze Unternehmungsführung Impact haben.“

Was sind die wichtigsten Vorteile von M365 im Vergleich zu den traditionellen, einmaligen Lizenzen?

“Das hängt von dem Bereich ab, den man betrachtet. Die Kosten und die finanzielle Verantwortung verändert sich. In dem alten System gibt es einen Fixed Price, bei Microsoft 365 bezahlt man pro Monat oder Jahr. Finance spricht dann von einem Umstieg von CAPEX zu OPEX, von Investitionsausgaben hin zu operativen Kosten. Für manche Unternehmen ist das sehr attraktiv, für Andere weniger.

Es ist ein Vorteil, dass Microsoft 365 skalierbar ist, denn es wird pro User gezahlt. Das ist praktisch, wenn die Anzahl der User regelmäßig zu- oder abnimmt. Zudem hat man immer die aktuellste Version der Software. Kontinuierlich werden Innovationen entwickelt, die dann direkt genutzt werden können. Kein hin und her wie früher, als Systemadministratoren noch rumgegangen sind mit CDs. So werden oftmals auch die Administrationskosten gesenkt.

Darüber hinaus ist 365 auf das online Zusammenarbeiten und Content teilen ausgerichtet. Ganz simpel, auf allen Devices und Locations. Dabei gibt es viele Möglichkeiten im Bereich Security. Abhängig von der Lizenz kann man alle Möglichkeiten nutzen und an den Vorgaben der Organisation weiterhin festhalten. Das hat dann auch mit einer gewissen Verantwortung zu tun.”

Im letzten Interview mit Marcel über die Implementierung und Adaption von Microsoft Teams wurde es auch schon besprochen: Security und Governance spielen eine große Rolle. Wie ist das bei Microsoft 365 übergreifend?

“Ja, genau das sind die Verantwortungsbereiche. Was für Teams gilt, trifft auch auf die anderen Bestandteile M365 zu. Es müssen viele Entscheidungen getroffen werden auf strategischem, taktischem und operativen Niveau.

Ein klares Bild von den Rollen und Verantwortungsbereichen muss geschaffen werden, sodass klar ist wer womit arbeiten und was teilen darf. Was darf gespeichert werden, wie arbeitet man zusammen? Dafür brauch es einen guten Plan. Für Nutzer ist es sonst schwierig den Wald vor lauter Bäume noch sehen zu können.”

Wie nimmt man das gut in Angriff? Wo fängt man an, mit welchen Applikationen?

“Gartner hat dafür einen guten Flow, was das kategorisieren und priorisieren betrifft. Wenn man alles gleichzeitig ausführt läuft schnell etwas schief. Wir starten mit dem migrieren der Microsoft Workloads. Beispielsweise Exchange und Office, die Prozesse die eh schon über Microsoft liefen. Ein logischer erster Schritt. Das wichtigste ist es dabei für eine stabile, aktuelle und bessere Alternative zu sorgen.

Wenn das gut läuft, dann kann man mit den Workloads anfangen, die nicht bereits über Microsoft laufen. Beispielsweise die Einführung von OneDrive und Teams, Intune oder Power BI. Möglicherweise werden Anwendungen genutzt, die durch Microsoft 365 ersetzt werden können. Die Notwendigkeit aus dem Business heraus ist dabei wichtig. Es ist toll, wenn alle Tools innerhalb einer Plattform untergebracht werden, aber das muss dann auch Vorteile haben. Kosten können eine wichtige Rolle spielen. Ein gutes Beispiel ist dafür die Software im Bereich Business Intelligence: Oftmals ziemlich kostspielig und gut zu ersetzen mit Microsoft 365.

Der dritte Schritt ist das initiieren eines neuen Workloads. Mit der Power Plattform kann man beispielsweise diverse Arbeitsprozesse glattziehen und automatisieren, da gibt es unendliche Möglichkeiten. Abhängig von der Lizenz ist das alles “einfach” in Microsoft 365 enthalten. Auf Basis der Wünsche aus dem Business heraus, kann man das noch weiter optimieren.”

Es wird ständig wiederholt: Microsoft 365 bietet endlose Möglichkeiten. Inwieweit bietet die Software Maßarbeit?

“Ich empfehle immer möglichst viel ‘out of the box’ zu arbeiten, nutze die Tools, so wie sie konzipiert wurden. Entscheiden Sie sich für die Standard-Herangehensweise. Die Erfahrung hat mich gelehrt, dass Microsoft gar nicht oder nur wenig unterstützt, wenn man mit „abweichenden“ Implementierungen Probleme hat. Darauf achten wir also während der Konzeption. Wir beschränken die Anpassungen auf ein Minimum und nutzen die Best Practices. So beschränken wir in der Zukunft die Wahrscheinlichkeit auf Probleme.

Es ist wichtig zu realisieren, dass man sich den Vorgaben von Microsoft anpassen sollte, da es viele kreative Gestaltungsmöglichkeiten gibt. Aber wenn Microsoft entscheidet eine andere Route einzuschlagen, wodurch das selbst „gebastelte“ Konstrukt nicht mehr funktioniert kann man wenig machen. Dieses Bewusstsein ist sehr wichtig, wenn man solide und kosteneffizient arbeiten möchte.”

Gibt es andere Nachteile, oder Themen die man nicht aus den Augen verlieren darf?

“Das scheint vielleicht offensichtlich, aber man ist mit Microsoft 365 größtenteils abhängig von einer Internetverbindung. In Deutschland ist das meistens kein Problem, aber bei internationalen Projekten ist das manchmal ein Problem. Ich arbeite an weltweiten Projekten, mit beispielsweise Standorten in Indien, wo eine stabile Internetverbindung nicht immer gegeben ist, das kann zu Problemen führen.

Wie bereits gesagt, kann es für Nutzer schwierig sein die Übersicht zu bewahren. Vor Allem wenn viele neue Funktionen gleichzeitig eingeführt werden. Wenn man ein Dokument speichern und teilen möchte, macht man das dann via Sharepoint, Teams oder OneDrive? Ohne klare Richtlinien läuft das schief, das ist ein typisches Thema, das wir uns im Vorhinein gut anschauen.

Das ist der Grund dafür, dass man einen Umstieg auf M365 nicht als ein IT-Projekt sehen kann. Die Integration, Einrichtung und Implementierung erledigt Microsoft nicht. Das muss spezifisch organisiert werden und erfordert Kenntnisse, Einblicke in Zusammenhänge des Produkts, der Organisation und der Prozesse. Das ist der Mehrwert, den ein Transition Manager bietet.”

Nächste Woche!

In dieser Interviewserie rundum das Thema Modulare Digitale Transformation sprechen wir immer über ein neues Thema. In nächster Zeit planen wir die Themen CIO as a Service und User Experience Monitoring (UXM) und vertiefen wir die diversen Integrationen und Anwendungen für Microsoft Teams.

Modulare Digitale Transformation

Das hier ist der zweite Teil der Interviewserie über Modulare Digitale Transformation (MDT). Mit MDT machen wir digitale Transformation konkret: wir teilen das große Thema in Einzelthemen, wie Blockchain, Big Data und RPA. Einzelne Module, die uns ganz gezielt einen Aspekt der digitalen Transformation zu erarbeiten.

Vorherige Artikel dieser Serie:

• Ich hätte gerne “ein bisschen” digitale Transformation … 
• “Mal eben” Microsoft Teams installieren: der Traum/Albtraum jedes IT managers.

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