Laat 'het oude normaal' los: integrale aanpak van de moderne werkomgeving

Ieder werkend mens weet dat er verbeterpunten zitten in de manier waarop we werken. Zo worden mensen beoordeeld op basis van gemaakte uren en productiviteit. En van diezelfde mensen verwachten we al tientallen jaren dat ze iedere week, of misschien zelfs iedere dag, uren in de auto doorbrengen. Op weg naar kantoor, want dat is nu eenmaal de standaard. Wordt het geen tijd dat we de werkomgeving opnieuw vormgeven? Breder dan simpelweg thuiswerken faciliteren, maar écht kijken naar wat je zou doen als je bijvoorbeeld de kantooromgeving, de HR-contracten en IT-mogelijkheden volledig ‘from scratch’ opnieuw opbouwt.

De corona-thuiswerksituatie heeft veel organisaties doen inzien dat het écht anders kan. Dat het gewoon mogelijk is om hele teams op afstand te laten samenwerken. Dat je ook vanuit huis productief kunt zijn. Dat je niet continu in dezelfde ruimte hoeft te zijn om goed te functioneren. Dat je klanten nog net zo tevreden zijn én dat sommige medewerkers juist heel goed gedijen bij deze andere manier van werken.

Heel wat mensen wisten dat ook pré-corona al wel, maar die transformatie is nu in stroomversnelling gekomen. Mijn collega Dirk van Sichem schreef daar in maart al een blog over: Hoe verandertrajecten opeens in no-time doorgevoerd worden en… slagen! Opééns was de noodzaak groot. Urgentie. En ja, onder druk is alles vloeibaar… zo is er het afgelopen half jaar voor pakweg tien jaar aan transformatie doorgezet.

Los van hoe het verder met dat virus verloopt, daar durf ik niets over te zeggen, gaan we qua werk een nieuwe fase in. ‘Het nieuwe normaal’. Tot mijn verbazing is ‘het oude normaal’ hiervoor vaak de basis. Doe dat alsjeblieft niet! Het is, juist op dit moment, belangrijk om een extra stap te zetten.

Vele bedrijven hebben de afgelopen maanden zo goed als ze konden van alles geregeld. ‘Even snel’ aan de slag met Microsoft Teams (zie ook het interview dat mijn collega Marcel Besteman daarover gaf). Die organisaties deden dat soms vanuit een prima basis, maar ik ken ook bedrijven die een volledige infrastructuur hebben moeten optuigen. Er zijn maar weinig bedrijven die geen énkele desperate measure hebben hoeven nemen. Geen wonder dus dat systemen nu weliswaar werken, maar houtje-touwtje, met duct tape en plakband aan elkaar hangen.

Met frisse blik de toekomst tegemoet

Het is belangrijk om nu door te pakken en een stevig plan te maken voor een toekomstbestendige manier van werken. Ik denk dat het hard tijd is om met een écht frisse blik te kijken naar onze manier van werken. Veel van de dingen die we deden, deden we simpelweg omdat we het zo deden. Zonder vragen te stellen. Vijf dagen op kantoor? Prima. Iedere dag van 9 tot 5? Logisch. Iedere medewerker een lease-auto? Tuurlijk.

Die oude normen, een deel daarvan geldt gewoon niet meer. Uit onderzoek van Capterra blijkt dat tweederde van de Nederlanders ook na corona liefst volledig of regelmatig vanuit huis blijft werken. Uit cijfers van het CBS blijkt dat dit pré corona nog geen 40% was. Onderzoek van Kennisinstituut Mobiliteitsbeleid (KiM) blijkt dat 45% van de mensen die nu méér thuiswerken, dat graag willen blijven doen. Voor de jongere doelgroep, de mensen tot pakweg 35 jaar, geldt zelfs dat een groot deel zichzelf absoluut niet meer zien werken bij een organisatie die fulltime aanwezigheid vereist. Niet meer van deze tijd.

Dat blijkt ook uit legio publicaties van partijen als PWC (‘Van crisis naar een nieuwe manier van werken’), TwynstraGudde (‘Het blijvend effect van de Coronacrisis op de werkomgeving’). Dit artikel in Trouw geeft een goed beeld van de visie van o.a. werkgeversvereniging AWVN en enkele hoogleraren: ‘Thuiswerken lijkt een blijvertje, ook na corona’. Kortom, wil je bij blijven en over een paar jaar ook nog nieuwe aanwas hebben? Dan zal je werkomgeving mee moeten veranderen.

Werken met hindernissen

Ik ben er van overtuigd dat het kantoor niet zal verdwijnen, maar de functie zal veranderen. Van standaard werkplek naar ontmoetingsplek, een soort hoofdkwartier waar je je collega’s face to face kunt zien en waar je afspreekt voor de momenten dat dat nodig is. Waar mensen komen om te werken wanneer ze daar zelf bewust voor kiezen.

Het kantoor wordt veel meer een omgeving met een sociale functie, hoewel je dat ook online kunt faciliteren. Dat zal ook moeten, want de informele momenten bij de koffiemachine spelen een belangrijke rol binnen je organisatie. Haal je tijd weg bij de koffiemachine op het hoofdkantoor, dan zul je die tijd op een andere manier moeten compenseren. Met een digitale ontmoetingsplaats, online teambuilding, smalltalk op afstand – dat soort dingen. De online faciliteiten zullen ook een belangrijke rol gaan spelen bij het aansturen van remote teams.

Integrale aanpak: neem de héle organisatie mee

Wil je dit goed aanpakken en een stevige business voor de toekomst neerzetten, dan heb je een integraal plan nodig. Met aandacht voor alle takken van sport. Noem het thuiswerken, ‘het nieuwe werken’ of ‘het nieuwe normaal’. Wat die termen met elkaar gemeen hebben is dat het niet uitsluitend een IT-project is. Nieuwe mogelijkheden qua IT, vragen ook om aanpassingen op gebied van bijvoorbeeld HR, Legal, Finance en vice versa.

Om een aantal voor de hand liggende elementen te noemen, denk eens aan Human Resources. De policies voor remote werk zullen grondig herzien moeten worden. Het mobility-beleid ook. Ik kan me goed voorstellen dat sommige medewerkers liever een fijne werkplek thuis hebben dan een NS Business Card.

Wat dat thuiskantoor betreft, ook de afdeling Facility management heeft een hoop te doen. Wat ga je doen met de bestaande kantoorruimte? Wil je minder vierkante meters, omdat mensen meer thuiswerken? Blijven de kantoortuinen bestaan? Juist enkel nog flexibele werkplekken? Heb je meer vergader- en ontmoetingsruimtes nodig? Wat doe je qua faciliteiten als parkeerplekken en de kantine? Hoe ga je om met het ‘reserveren’ van een werkplek, vergaderruimte, parkeerplaats of lunch? Voor sommige organisaties gesneden koek, andere bedrijven hebben daar nu voor het eerst mee te maken. En dan is de impact groot.

Ook op gebied van Technology en Security zijn de uitdagingen niet van de lucht. Op kantoor kunnen we precies zien wat er op het netwerk gebeurt, met duizend medewerkers op ieder hun eigen thuisnetwerk ligt dat ingewikkelder. Je zit met data-protectie, authenticatie, accessibility. Om over support nog niet te spreken. We hebben het over verregaande digitalisering. Met ook qua Legal flinke gevolgen. Data wordt op nieuwe plaatsen opgeslagen. Voldoe je daarmee nog aan de AVG? Misschien wil je af van je fysieke stromen (post, documenten etc), hoe pak je de digitale ondertekening aan? ….

Stapsgewijs en flexibel

Vanuit Transition Experts hebben we intern een aanpak ontwikkeld waarbij we stapsgewijs kijken welke elementen een rol spelen, en welke afhankelijkheden er zijn. Want dat kan per organisatie natuurlijk enorm wisselen. Voor een bedrijf in de maakindustrie ziet deze transformatie er heel anders uit dan voor een organisatie met enkel kenniswerkers.

Daarnaast ben je misschien intern al goed vertegenwoordigd qua HR en heb je daar geen ondersteuning bij nodig. Terwijl Security of Legal juist om extra aandacht vraagt. Daarom kiezen we voor een flexibele insteek. Geen standaard proces, maar een aanpak waarin we stapsgewijs kijken wat jouw organisatie nodig heeft. Daar zoeken we de juiste partners bij, waarbij Transition Experts als jouw primaire aanspreekpunt fungeert. Zodat je snel en efficiënt de juiste stappen zet.

Het is nóóit enkel IT

Misschien verbaast het je dat we vanuit Transition Experts, als IT-club, met een dergelijke dienstverlening komen. Dat zit ‘m in de aanname dat Transition Experts een IT-club is: de kern van onze werkzaamheden zit in verandertrajecten. Transities, transformaties. Inderdaad met de focus op IT, maar zelden alléén in IT. Onze rol binnen een project heeft altijd te maken met veranderen, met het begeleiden van een veranderproces en alle elementen binnen een organisatie die daardoor geraakt worden. We zijn gewend om met de meest verschillende disciplines samen te werken.

De impact van een IT-transitie is altijd breder dan alleen IT, we richten ons juist op de mensen, de processen en de business. Precies zoals je bij deze transformatie van je werkomgeving en de manier van werken ook zou moeten doen. Met aandacht voor de betrokken mensen, andere lopende projecten en continuïteit van de organisatie.

Als verandermanagers is verandering voor ons de constante factor. We zijn je graag van dienst bij het managen van deze transformatie, het zoeken en aansturen van partners, nadenken over mogelijke wensen en ideeën in de toekomst. We zijn gewend om te onderhandelen over contracten, bij te sturen, kosten te beheersen en jouw belangen te behartigen.

Ik ben erg benieuwd waar jouw organisatie op dit moment staat in deze transformatie. Waar je tegenaan loopt, wat de plannen zijn en waar die plannen nog geen vaste vorm hebben. Ik hoop van harte dat je verder kijkt dan enkel aanpassingen op ‘het oude normaal’. Wil je hierover eens vrijblijvend van gedachten wisselen, neem dan gerust contact met me op.

Gert Veldhuis, gert.veldhuis@transitionexperts.nl, 085 – 487 29 01