Die 'alte Normalität‘ loslassen: Integrale Herangehensweise an das moderne Arbeitsumfeld

Als Berufstätige wissen wir, dass unsere Arbeitsweisen potentiell verbesserungsfähig sind. Wir bewerten zum Beispiel Mitarbeiter anhand von geleisteten Arbeitsstunden und ihrer Produktivität. Gleichzeitig war es jahrzehntelang der Standard, dass wöchentlich oder vielleicht sogar täglich Stunden für die Anreise zum Büro im Auto verbracht wurden. Ist jetzt nicht der richtige Zeitpunkt, um unsere Arbeitsumgebung grundsätzlich zu verändern? Dabei sollte es nicht nur darum gehen die Arbeit von zu Hause zu ermöglichen, sondern grundlegend zu überlegen was es braucht, um beispielsweise Büroumgebung, HR-Verträge und IT-Funktionen neu zu gestalten.

Die Corona-Krise und dadurch vermehrte Heimarbeit hat vielen Organisationen deutlich gemacht, dass es tatsächlich möglich ist, um ganze Teams remote zusammenarbeiten zu lassen. Auch von zu Hause kann produktiv gearbeitet werden. Es ist unnötig die Arbeitszeit zusammen mit Kollegen im gleichen Raum zu verbringen, um gute Ergebnisse erzielen zu können. Kunden sind genauso zufrieden mit dem Resultat und nicht wenige Mitarbeiter fühlen sich wohl mit dieser neuen Arbeitsweise.

Dieser Fakt war natürlich vielen auch schon pré-Corona bekannt. Allerdings hat sich die damit zusammenhängende Transformation deutlich beschleunigt. Mein Kollege Dirk van Sichem hat über dieses Thema im März einen Blog verfasst: Wie Veränderungsprozesse plötzlich in kürzester Zeit umgesetzt werden und… erfolgreich sind! Plötzlich war das Bedürfnis groß und die Dringlichkeit hoch. Durch den entstandenen Druck wurden sozusagen in den letzten sechs Monaten zehn Jahre Transformation realisiert.

Unabhängig davon, wie es mit dem Virus weitergeht – darüber kann ich leider nichts sagen – beginnt was Arbeit betrifft eine neue Ära: “Das neue Normal”. Zu meiner Überraschung bildet “die alte Normalität” dabei oft die Grundlagen. Das sollte so nicht sein denn gerade in dieser Zeit ist es wichtig, einen zusätzlichen Schritt zu tun.

Viele Unternehmen haben in den letzten Monaten so gut es ging alles Mögliche arrangiert. “Mal schnell loslegen” z.B. mit Microsoft Teams (siehe auch das Interview, von meinem Kollege Marcel Besteman zu diesem Thema)! Diese Organisationen realisierten die neuen Arbeitsumgebungen manchmal auf der Basis einer hervorragenden Infrastruktur, aber ich kenne auch Unternehmen, die diese komplett neu aufbauen mussten. Nur wenige Unternehmen mussten keine verzweifelten Maßnahmen ergreifen. Es ist also nicht verwunderlich, dass die einzelnen Systeme jetzt zwar funktionieren, aber gleichzeitig mit „Klebeband“ zusammengehalten werden.

Mit klarem Blick in die Zukunft

Es ist wichtig, jetzt Maßnahmen zu ergreifen und einen soliden Plan für eine zukunftssichere Arbeitsweise zu erstellen. Ich denke, es ist an der Zeit, um einen klaren Blick auf unsere Arbeitsweise zu werfen. Viele der Dinge, die wir getan haben, haben wir einfach getan, weil wir es schon immer so gemacht haben. Ohne Fragen zu stellen! Fünf Tage im Büro? Fein. Jeden Tag von 9 bis 5? Logisch. Hat jeder Mitarbeiter einen Mietwagen? Natürlich.

Dies sind die alten Standards, von denen einige einfach nicht mehr gelten. Untersuchungen von Capterra zeigen, dass zwei Drittel der Niederländer es vorziehen, auch nach Corona am liebsten vollständig oder regelmäßig von zu Hause aus zu arbeiten. Zahlen von Statistics Netherlands belegen, dass weniger als 40% dazu vor Corona bereit waren. Untersuchungen des Wissensinstituts für Mobilitätspolitik (KiM) zeigen, dass 45% der Menschen, die jetzt mehr von zu Hause aus arbeiten, dies auch weiterhin gerne tun würden. Für die jüngere Zielgruppe bis zum Alter von 35 Jahren gilt sogar, dass sie absolut nicht mehr bei einer Organisation arbeiten will, die eine Vollzeitpräsenz erfordert. Das ist nicht mehr zeitgemäß.

Dies geht auch aus zahlreichen Veröffentlichungen von Parteien wie PWC (“Eine technologische Agenda für den Übergang in der neue Normalität”) oder dem Fraunhofer-Institute (“Ergebnisbericht ‘Transformation von Arbeitswelten’) hervor. Die Zusammenfassung der Studie “Personalpolitik in der Corona-Krise” bei Haufe bietet ein gutes Bild der Vision des modernen Arbeitsumfelds . Kurz gesagt, möchten Sie auch in ein paar Jahren noch neue Mitarbeiter einstellen? Dann muss sich Ihre Arbeitsumgebung ändern.

Arbeiten mit Herausforderungen

Ich bin überzeugt, dass das Büro nicht verschwinden wird, aber die Funktion wird sich ändern. Vom Standardarbeitsplatz zum Treffpunkt, eine Art Hauptquartier, in dem Sie Ihre Kollegen von Angesicht zu Angesicht sehen oder diese bei Bedarf treffen können. Wo Menschen arbeiten können, wenn sie sich bewusst dafür entscheiden.

Das Büro bekommt verstärkt eine soziale Funktion, die natürlich auch online eingerichtet werden kann. Die informellen Momente „bei der Kaffeemaschine“ behalten allerdings ihre wichtige Rolle in der Organisation! Falls die Zeit im Büro bei den üblichen Kaffeepausen entfällt muss diese auf eine andere Art kompensiert werden, zum Beispiel mit einem digitalen Treffpunkt, Online-Teambuilding, Remote-Smalltalk. Diese Online-Einrichtungen spielen auch eine wichtige Rolle beim Management von remote arbeitenden Teams.

Integraler Ansatz: die gesamte Organisation mitnehmen

Wenn Sie dies richtig angehen wollen und ein solides Geschäft für die Zukunft aufbauen möchten, benötigen Sie einen integralen Plan mit gründlicher Aufmerksamkeit für alle relevanten Bereiche. Nennen wir es “Arbeiten von zu Hause aus”, “die neue Arbeitsweise” oder “die neue Normalität”. Gemeinsam ist diesen Begriffen, dass es sich hierbei nicht nur um ein IT-Projekt handelt. Neue Möglichkeiten der IT erfordern immer auch Anpassungen in Bereichen wie HR, Recht, Finanzen und umgekehrt.

Nehmen wir als Beispiel die Personalabteilung um einige offensichtliche Elemente zu benennen. Die Richtlinien für das Remote arbeiten müssen gründlich überarbeitet werden, ebenso die Mobilitätspolitik. Ich kann mir vorstellen, dass einige Mitarbeiter den schönen Arbeitsplatz zu Hause einer Bahncard vorziehen.

Im Bezug auf das Home-Office hat auch die Abteilung Facility Management viel zu tun. Was tun mit den vorhandenen Büroräumen? Wollen Sie weniger Quadratmeter, weil die Mitarbeiter mehr von zu Hause aus arbeiten? Werden die Großraumbüros weiter bestehen? Oder nur flexible Arbeitsplätze? Benötigen Sie mehr Besprechungs- und Sozialräume? Was machen Sie in Bezug auf Einrichtungen wie Parkplätze und Kantine? Wie gehen Sie mit der “Reservierung” eines Arbeitsplatzes, eines Besprechungsraums, eines Parkplatzes oder eines Mittagessens um? Für einige Organisationen ist dies ein Kinderspiel, andere Unternehmen beschäftigen sich jetzt mit dem nötigen Aufwand zum ersten Mal damit.

Die Herausforderungen im Bereich Technologie und Sicherheit sind ebenfalls offensichtlich. Im Büro können wir genau sehen, was im Netzwerk passiert. Mit tausend Mitarbeitern – jeder im eigenen Heimnetzwerk – wird das komplizierter. Sie müssen auf Datenschutz, Authentifizierung, Zugänglichkeit achten, ganz zu schweigen von der Unterstützung der Mitarbeiter. Wir sprechen von einer umfassenden Digitalisierung mit erheblichen Konsequenzen auch in rechtlicher Hinsicht. Daten werden an neuen Orten gespeichert. Halten Sie sich noch an die DSGVO? Vielleicht möchten Sie Abschied nehmen von Ihren physischen Abläufen (Post, Dokumente usw.). Wie gehen Sie dann mit der digitalen Signatur um?

Schritt für Schritt und flexibel

Bei Transition Experts haben wir diesbezüglich intern einen Ansatz entwickelt, bei dem wir Schritt für Schritt untersuchen, welche Elemente eine Rolle spielen und wo Abhängigkeiten bestehen. Denn das kann natürlich von Organisation zu Organisation sehr unterschiedlich sein. Die Transformation sieht für ein Unternehmen in der Fertigungsindustrie ganz anders aus als für eine Organisation mit vorwiegend Wissensarbeitern.

Darüber hinaus sind Sie in Bezug auf die Personalabteilung möglicherweise bereits intern gut vertreten und benötigen keine Unterstützung, während Sicherheit oder Recht besondere Aufmerksamkeit erfordert. Deshalb bieten wir Ihnen einen flexiblen Ansatz. Kein Standardprozess, sondern ein Ansatz, bei dem wir Schritt für Schritt prüfen, was Ihr Unternehmen benötigt. Dafür suchen wir die richtigen Berater für Sie, wobei Transition Experts als ihr primärer Ansprechpartner auftritt. Somit können Sie schnell und effizient die richtigen Schritte unternehmen.

Es ist mehr als nur IT

Vielleicht sind Sie überrascht, dass wir Ihnen bei Transition Experts einen solchen Service anbieten. Das hängt eventuell zusammen mit der Annahme, dass Transition Experts ein IT-Club ist. Allerdings liegt der Kern und das Wesen unserer Arbeit im Managen von Veränderungsprozessen. Transitionen, Transformationen. Tatsächlich mit dem Fokus auf IT, aber eben selten ausschließlich IT. Unsere Rolle innerhalb eines Projekts hat immer mit Veränderungen zu tun, mit der Steuerung eines Veränderungsprozesses und aller Elemente innerhalb einer Organisation, die davon betroffen sind. Wir sind es daher gewohnt, um mit den unterschiedlichsten Disziplinen zusammen zu arbeiten.

Die Auswirkungen einer IT-Transition beziehen sich nicht ausschließlich auf IT, sondern umfassen immer auch die Organisation. Deshalb konzentrieren wir uns auf die Menschen, die Prozesse und das Geschäft. Genau so, wie man es bei Veränderungen von der Arbeitsumgebung und Arbeitsweisen auch tun sollte. Mit Aufmerksamkeit für alle beteiligten Personen, andere aktuelle Projekte und die Kontinuität innerhalb der Organisation.

Veränderung ist für uns als Change Manager ein beständiger Faktor. Wir helfen Ihnen gerne dabei, diese Transformation zu bewältigen, Berater zu suchen und zu managen und über mögliche Wünsche und Ideen für die Zukunft nachzudenken. Wir sind es gewohnt, Verträge auszuhandeln, Anpassungen vorzunehmen, Kosten zu kontrollieren und Ihre Interessen zu vertreten.

Ich bin sehr gespannt, in welcher Phase der Transformation sich Ihre Organisation derzeit befindet. Welche Herausforderungen sie sehen, was Ihre konkreten Pläne sind und welche Pläne eventuell noch keine feste Form haben. Ich hoffe aufrichtig, dass Sie dabei nicht “die alte Normalität” weiter als Grundlage nutzen. Wenn Sie unverbindlich Ideen zu diesem Thema austauschen möchten können Sie sich gerne an mich wenden.

Gert Veldhuis, gert.veldhuis@transitionexperts.de, +31 (0)85 – 487 29 01