Client case: Van lokaal beheer naar één globale IT-dienstverlener
Onlangs deelden we al wat sfeerplaatjes van Maleisië, waar een van onze transitiemanagers op locatie aan de slag was met een internationale transitie. Inmiddels is dit traject afgerond en vertellen we graag inhoudelijk wat meer. Voor de opdrachtgever voerden we een transitie uit van meerdere IT-dienstverleners naar één globale partner. Eerst in Europa, daarna in Azië.
Onze opdrachtgever: Nexperia, een halfgeleiderproducent die in 2017 als zelfstandige onderneming is ontstaan na afsplitsing van NXP. Het hoofdkantoor van Nexperia is gevestigd in Nijmegen. Daarnaast zijn er vestigingen in Budapest en Taipei, vijf grote productiefaciliteiten in EMEA (Groot-Brittannië, Duitsland) en APAC (China, Maleisië en Filipijnen), én diverse sales sites verspreid over de hele wereld.
De uitgangssituatie
Voorheen was het beheer van de IT-infrastructuur belegd bij diverse internationale en lokale partijen, alsook deels intern. Eind 2017 besloot Nexperia dit beheer wereldwijd te consolideren naar één IT-dienstverlener. De nieuwe partner werd gevonden in een internationale partij, gevestigd in het Indiase Mumbai.
Onder leiding van André Jongejan, hoofd IT Enterprise Infrastructure bij Nexperia, is hiervoor een transitieproject gestart. In januari 2018 werd Transition Experts benaderd om namens Nexperia de transitie te begeleiden. Onze transitiemanager is diezelfde maand nog in deze rol gestart.
“Wat ik prettig vind aan Transition Experts is dat we snel kunnen schakelen, omdat ze zelf óók met de benen in de klei staan. Heb ik ondersteuning nodig, dan ontvang ik elders 10 cv’s waar ik zelf een selectie uit kan maken. In plaats daarvan stelt Transition Experts me voor aan slechts één of twee mensen, waarvan ik vooraf al vrijwel zeker weet dat het een match gaat zijn. Dat scheelt iedereen een hoop tijd en moeite.”
Snel schakelen, goed samenwerken
Dit traject is een mooi voorbeeld van snel schakelen: nog geen twee weken na het eerste contact is onze transitiemanager van start gegaan. Dat moest ook wel, want de overgang van diensten stond voor de Europese vestigingen op 1 april 2018. Een harde deadline, die de nodige uitdagingen opgeleverd heeft.
De korte tijdlijn vroeg om een goed gecoördineerde samenwerking tussen de drie betrokken partijen: de latende partij, de ontvangende partij en Nexperia zelf. Om dit te bewerkstelligen is de transitiemanager van de nieuwe IT-dienstverlener vanuit India enkele weken naar Nederland en Duitsland gekomen.
Na de overgang van de diensten in Europa is de transitie van de Aziatische vestigingen gestart. Hiervoor was een overgangsdatum op 1 juli 2018 in de planning opgenomen. Een belangrijk verschil met de Europese sites: deze einddatum was niet hard aan aflopende contracten gekoppeld. Wel kende de Aziatische vestigingen ieder andere IT-dienstverleners, of regelden zij zelf intern het IT-infrabeheer. Om ook in Azië de zaken in goede banen te leiden is onze transitiemanager voor bijna vier maanden naar Maleisië vertrokken.
“De eerste periode heb ik veel vanuit het hoofdkantoor in Nijmegen gewerkt, met regelmatige bezoeken aan de productiefaciliteiten in Hamburg. Toen de Europese transitie achter de rug was, heb ik een paar maanden op een van de grote productielocaties in Maleisië gewerkt aan de transitie in Azië. Fantastisch om in een totaal andere omgeving te werken. Een ervaring die ik niet had willen missen.”
Hobbels op de weg…
Ieder project heeft zo zijn uitdagingen, daar is deze transitie niet anders in. De belangrijkste is de korte tijdsspanne, waardoor er met name aan de kant van de nieuwe dienstverlener onvoldoende tijd was voor een goede voorbereiding van de transitie. Achteraf had de IT-dienstverlener dit (te) korte timeframe niet moeten aannemen en meer tijd moeten eisen voor de opstartfase.
In de praktijk zie je dit bijvoorbeeld terug in de doorlooptijd bij het leveren van geschikte on-site medewerkers: op de productiefaciliteiten in Duitsland is native Duits een vereiste, logischerwijs had de Indiase IT-dienstverlener deze medewerkers niet zomaar ‘op voorraad’. Ook visa-problemen speelden hierin een rol.
Een andere belangrijke les: zorg ervoor dat (ook!) aan leverancierszijde een volwaardige transitiemanager beschikbaar is. In dit traject heeft de leverancier verschillende transitiemanagers naar voren geschoven, die onvoldoende ervaren of geschikt waren. Zonde van ieders tijd. Met een betere voorbereiding aan zijde van de IT-dienstverlener had dit voorkomen kunnen worden.
En nu door!
De transitie is afgerond. Nexperia heeft ervoor gekozen om voorlopig een gedeelte van het IT-infrastructuurbeheer met eigen medewerkers uit te blijven voeren. Dit geeft de IT-dienstverlener meer tijd om de juiste mensen op de juiste plek te krijgen. Zo kan de kwaliteit van de geleverde diensten, in elk geval voor de korte termijn, relatief eenvoudig geborgd worden.
De kwaliteit van de tweede- en derdelijnsondersteuning heeft flink onder druk gestaan, met name door het beperkte Engels van de medewerkers in India. Daarnaast bleek dat de medewerkers in India voor meerdere klanten tegelijk werken en niet aan het verwachtingspatroon konden voldoen. Om de kwaliteit verder te optimaliseren is reeds een transformatietraject gestart, om de tweede- en derdelijnsondersteuning door zogenaamde dedicated teams te laten uitvoeren.
De transitie door Transition Experts is naar volle tevredenheid afgerond.
Recent nieuws
Handtekening gezet, uitbestedingsovereenkomst kan in de kast ... ?!
Veel organisaties hebben een deel of zelfs de gehele IT-dienstverlening uitbesteed. De overwegingen die daar aan ten grondslag liggen verschillen per organisatie maar zijn vaak terug te voeren tot verbeteren van de dienstverlening, kostenbesparing en/of concentratie op de kernactiviteiten.
Lees verder.
Een gedigitaliseerd inefficiënt proces blijft een inefficiënt proces
In de afgelopen jaren is digitale transformatie een belangrijk onderwerp geworden voor veel bedrijven en organisaties. Steeds meer bedrijfsprocessen worden gedigitaliseerd om efficiënter te werken en beter te kunnen inspelen op de veranderende markt. Hoewel digitalisering veel voordelen kan bieden, is het belangrijk om niet te vergeten dat het vereenvoudigen en optimaliseren van processen minstens zo belangrijk is. Lees verder.