Als de realiteit je inhaalt: van interim informatiemanager naar ontmanteling van de IT-organisatie

Even terug naar het begin. GLT-PLUS stond voor Groningen Long Term en was een consortium bestaande uit Stork, Worley (voorheen Jacobs), Siemens en Yokogawa Europe. GLT-PLUS was verantwoordelijk voor het onderhouden en aanpassen van de installaties die zorgden voor het op gewenst niveau houden van de gasproductie uit het gasveld Groningen. GLT-PLUS kende één klant: de Nederlandse Aardolie Maatschappij (NAM), gevormd door Royal Dutch Shell en Exxon Mobile Corporation.

Onze relatie met GLT-PLUS gaat al een tijd terug. In 2015 vroegen GLT-PLUS en Yokogawa ons om te ondersteunen bij de overdracht van interne IT-systemen, processen en de organisatie naar Yokogawa. Onze collega Dirk van Sichem heeft die transitie succesvol uitgevoerd, en werd in 2018 gevraagd om als interim informatiemanager een aantal vernieuwingen en verbeteringen te implementeren.

Dat deze nieuwe opdracht al vrij snel zou omslaan in een totaal andere klus wist hij toen nog niet…

In gesprek met Dirk van Sichem, partner en transitiemanager bij Transition Experts

Vertel Dirk, hoe begon deze opdracht?

“Ik ben in 2018 aangetrokken als interim informatie- en programmamanager, het was mijn taak om verbeteringen aan te brengen in de informatievoorzieningsorganisatie. Vanuit mijn ervaring en expertise kan ik snel bijspringen, zo’n rol als interim informatiemanager of interim CIO ligt me goed. Ik ben gestart met een aantal verbeterprojecten die al een tijdje op de plank lagen. We hadden een wat langere horizon voor ogen: GLT-PLUS zou tot 2030 actief zijn. We hadden toen nog geen idee dat dit vervroegd zou worden naar 2024, en later zelfs naar eind 2020. In eerste instantie stond de eindstreep op 2030. Dus ik ben aan de slag gegaan met een aantal verouderde omgevingen waar langzaamaan security risico’s ontstonden.

We hebben alle virtuele servers gemigreerd, van VMWare naar MS HyperV. Alle Windows 2008 R2 servers zijn geüpgrade naar Windows 12 of hoger. We hebben de Windows 7 werkplekken vervangen voor Windows 10 Modern Workplace en SharePoint 2010 gemigreerd naar SharePoint Online van M365. Daarnaast liepen er nog wat andere projecten.

Eigenlijk hele normale programma’s, projecten, migraties en transities zoals ik ze in veel organisaties tegenkom. Tot begin 2019 duidelijk werd dat onze horizon veel korter zou worden, mede door het afbouwen van de Groningse gaswinning. Initieel zou GLT-PLUS tot 2030 actief zijn, dat werd opeens 2024. En vrij snel daarna, eind 2019 werd duidelijk dat de NAM al op 31 december 2020 het contract met GLT-PLUS wilde beëindigen. Ze vonden het niet nodig meer om het consortium in de lucht te houden, ze wilden bij NAM het onderhoud in eigen beheer gaan doen. Dat bracht onze activiteiten natuurlijk in een stroomversnelling.”

Achteraf is het altijd makkelijk praten natuurlijk, maar… zijn die verbeterprojecten dan ook voor niets geweest?

“Ja en nee. In retrospect zou je kunnen zeggen dat we die laatste periode een aantal onnodige verbetertrajecten hebben gedaan. Toch is dat eigenlijk niet zo. Enerzijds wisten we zelf simpelweg niet dat we al zo dicht bij de finish waren, dat heeft de NAM pas laat kunnen communiceren.

Anderzijds, stel dat we al die tijd hadden geweten dat het eind 2020 over zou zijn met GLT-PLUS. Ook dan hadden we ‘iets’ gemoeten met de verouderde omgevingen. Niets doen is een risico, met name qua security. Dat kun je als gecalculeerd risico zien, we hadden bijvoorbeeld ook de beveiliging op andere manieren kunnen opschroeven, die mogelijkerwijs het gebruiksgemak nadelig hadden beïnvloed. In dit geval heeft NAM er bewust voor gekozen om wel te investeren en er gewoon voor te zorgen dat de zaken tot het eind op orde zijn. Het ging om voor hen relatief kleine investeringen, die ook een hoop politiek en vervelende vragen hebben voorkomen. Dat was in deze situatie ook wat waard.”

En toen moest eind 2020 de stekker eruit. Hoe ging dat?

“Ja, dat is wel even vreemd. Hoe snel kan de wereld veranderen? We waren mooie dingen aan het doen. In 2018 startte ik een flinke stapel verbetertrajecten, waar we gewoon wat moois aan het neerzetten waren. En anderhalf jaar later ben je dan zomaar de IT-organisatie aan het ontmantelen. Da’s even schakelen natuurlijk.

Toch, als transitiemanager ben ik eigenlijk niet anders gewend. Het is ook spannend, als alles opeens anders moet. Ik vond het jammer dat we niet in alle gevallen af konden maken waar we mee bezig waren. En ik vond het direct enorm interessant om aan de slag te gaan met het afbreken van de IT-organisatie. Dat had ik eigenlijk nog nooit gedaan. Ik heb de gekste transities doorgevoerd, maar het ontmantelen van een IT-organisatie was me nog niet eerder gevraagd. Een enorm interessante opdracht, eerlijk gezegd. Ik heb er veel van geleerd, dit soort projecten doen we niet elke dag.”

Wat maakte dit zo anders?

“Je moet je voorstellen, de IT-organisatie beëindigen is verweven met werkelijk àlle organisatieprocessen en technieken. Kijk alleen al naar contractmanagement. Ik kan je garanderen: van alle contracten die GLT-PLUS had lopen, was er werkelijk geen een die toevallig op 31 december 2020 afliep. Denk aan arbeidscontracten, verzekeringen, leveranciers, licenties, software, onderhoud aan hardware. Daar moesten we natuurlijk achteraan, met allerlei onderhandelingen om de contracten eerder of juist later te beëindigen.

En er komen van nature vervelende dingen bij kijken, zoals het afscheid van collega’s. Daarnaast moesten we uitgebreid in gesprek over het archiveren van data, zaken die voor de belastingdienst nog tig jaar bewaard moeten blijven, het opruimen van papieren en digitale archieven. Het leeghalen van de datacenters, bepaalde data vernietigen. Het was een heel breed spectrum van werkzaamheden.”

Wat is je bijgebleven?

“Procesmatig is het best lastig om een complexe organisatie tot stilstand te brengen. Op 31 december 2020 stopten formeel de GLT-PLUS-activiteiten voor de NAM, maar sommige processen moesten écht nog even doorlopen. Denk bijvoorbeeld aan de bankrekeningen en de systemen van finance. Er kwamen nog facturen binnen, de accountants moesten nog aan de slag met de jaarrekeningen. Er waren allerlei andere procesjes waar nog een en ander gebeurde. Er staat zelfs nu, anderhalf jaar na dato, nog een kleine digitale archiefomgeving om de laatste administratieve zaken af te kunnen wikkelen.

Eerlijk gezegd was het vakinhoudelijk een heerlijke opdracht. Het was op sommige punten een hele jammerlijke periode, maar de kern van mijn werk in dat afrondende jaar was ‘dealen met wat je voor de voeten geworpen krijgt’. Dat geldt in principe voor iedere transitie, en zeker voor deze. Met fusies, overnames en samenwerkingen komen we dit soort situaties natuurlijk vaker tegen, maar deze opdracht was toch een aparte. Een organisatie opheffen doe je nu eenmaal niet zo vaak.

In januari 2021 zaten we nog met 250 man van GLT-PLUS, half december was het pand vrijwel leeg. Een heel raar idee, dat gaat dan toch snel. IT heeft wat dat betreft ook wel een aparte rol. We hebben samen met Finance de laatste losse eindjes weggewerkt en het licht uitgedaan.”

En nu?

“Tja, GLT-PLUS is offline. De organisatie is opgeheven. Wat ik al zei, er lopen nog wat kleine dingetjes, maar dat is een kwestie van tijd, dat is allemaal goed geregeld. Na een jaar of zes prettig samenwerken met GLT-PLUS is het nu definitief afgerond. Een fijne opdrachtgever, waar ik altijd met plezier voor gewerkt heb. En waar dat laatste jaar mijn interesse in verandertrajecten rondom fusies, samenwerkingen en overnames behoorlijk aangewakkerd is.“

Meer lezen?

• CIO as a Service als onderdeel van Modulaire Digitale Transformatie.
• Check onze referenties bij GLT-PLUS en Yokogawa.
• Eerder interview met Dirk van Sichem: CIO as a Service: een ervaren, betrokken en flexibele expert op afroep voor jouw organisatie.