InControl©

Wil je meer weten over InControl© en onze andere tools? Neem gerust contact op.

Altijd en overal toegang

In transitieprojecten is het van cruciaal belang dat alle betrokkenen naar dezelfde bijgewerkte gegevens kijken. Om er voor te zorgen dat dit zo blijft is eenvoudige toegang tot deze administratie een vereiste. Op het moment dat bijvoorbeeld een aantal teamleden of een leverancier geen toegang heeft tot deze gegevens dan ontstaan er losse overzichten in Excel of de e-mail. Dat is het begin van het einde.

InControl© wordt in de cloud gehost en is snel en simpel toegankelijk voor het gehele projectteam. Geen ingewikkelde installatietoestanden. Nadat een nieuw transitieprogramma is aangemaakt, kan de transitiemanager zelf de toegang regelen voor de projectteamleden en het programma verder inrichten. Uiteraard zijn er diverse applicatierollen gedefinieerd met bijbehorende rechten om gegevens te mogen inzien en eventueel te wijzigen.

Een transitie is meer dan een project

Uiteraard spelen standaard projectmethodieken zoals Prince2 een belangrijke rol bij de planning en uitvoering van een transitie. Dat is de reden dat er een uitgebreide projectmanagement module is opgenomen in InControl©. Maar een transitie is meer dan een project. Je zult ook moeten bijhouden wát er nu precies moet worden overgedragen of gemigreerd. Je hebt het dan over software en licenties, packages die gemaakt en getest moeten worden, servers, printers en pc’s die gemigreerd of overgedragen moeten worden. Hier komt veel bij kijken.

En dan hebben we ook nog de planning van de migratie. Zelden worden gemigreerde pc’s in één keer aan iedereen uitgedeeld. Dat gaat volgens een uitrolplanning. Dat kan bijvoorbeeld per business-unit of per vestiging. Met InControl© breng je de organisatie in beeld en plan je de uitrol.

Project Management Module

De inrichting van een transitieproject begint vaak met de Project Management Module. De module is gebaseerd op de Prince2-methodiek en is samengesteld met behulp van best practices van onze transitiemanagers. Op basis van het contract worden alle eindproducten in kaart gebracht. Dit is een belangrijk moment in het project. Deze lijst bepaalt alle op te leveren eindproducten. Het verdient dan ook de aanbeveling deze lijst door alle partijen te laten goedkeuren.

Vervolgens start het project en brengen we de RAID-log op orde. Alle Risico’s, Assumptions, Issues en Dependencies worden vroegtijdig in kaart gebracht en gemonitord. Met een volledige RAID-log kan vroegtijdig worden bijgestuurd mochten zich problemen of risico’s voordoen. Het is zaak deze log bij iedere teamvergadering bij te werken.

Bij elk project zien we het weer terugkomen, niet of onvolledig gedocumenteerde wijzigingen en natuurlijk de daarop volgende discussie over de kosten. Documenteer altijd alle wijzigingen en de bijbehorende impact en eventuele kosten, ook als men denkt dat er geen impact is of aanvullende kosten mee gemoeid zijn. Een volledige log en vastlegging van afspraken maakt de zaken voor iedereen duidelijk, en maakt het niet nodig terug te vallen op e-mailtjes en losse krabbels die hier en daar ronddwalen.

Al deze basiszaken zijn ondergebracht in de Project Management Module van InControl©.

Configuratie Management Module

In transitieprojecten worden IT-middelen overgedragen of gemigreerd. Het helpt heel erg als iedereen weet wát er dan overgedragen gaat worden. Dat geldt voor hardware maar natuurlijk ook voor software. En het gaat verder dan dat, want hoe staat het met de licenties en welke software moet nog gepackaged worden zodat het (bijvoorbeeld met SCCM) naar eindgebruikers gedistribueerd kan worden?

Om nog maar te zwijgen over het technisch en functioneel eigenaarschap van elke applicatie. Wie gaat de package testen en accepteren? Eén ding weet je in een transitieproject altijd zeker: hoe definitief de lijst met applicaties bij het contract ook wordt gemaakt, in de eerste week drijven de eerste ontbrekende applicaties al boven. En dit gaat door. Zo werkt het nu eenmaal.

Zelfs de klant weet niet altijd wat er allemaal in eigen huis gebruikt wordt. Dat is niet erg, maar moet wel strak gemanaged worden. Extra applicaties betekent extra kosten voor inventarisatie, packaging, uitrollen etc. Dat moet inzichtelijk blijven. Het in kaart brengen van al deze aspecten wordt ondersteund met de Configuratie Management Module.

Migratie Management Module

Dan komt er een moment in het project waarop de werkplekken van eindgebruikers ‘gemigreerd’ gaan worden naar een standaard omgeving. Zelden gaat dat in één grote big-bang, met een overgangsfase van present mode of operations (PMO) naar de future mode of operations (FMO). Meestal wordt er voor gekozen om een uitrol per Business Unit (of onderdeel daarvan) te doen, of juist per fysieke locatie.

De vraag is natuurlijk of die business unit of locatie wel voorbereid is? Dat geldt voor processen maar ook voor de techniek. Als bijvoorbeeld de user accounts of security groepen niet zijn overgezet dan kan de betreffende gebruiker niet gemigreerd worden. Of wat dacht je van de groepsmappen of functionele mailboxen. Allemaal aspecten waarmee rekening gehouden moet worden alvorens een gebruikersgroep gemigreerd kan worden.

InControl© helpt bij het in kaart brengen van de organisatie en de locaties. Met een handige signaalfunctie kan op elk niveau bekeken worden of de voorbereidingen succesvol zijn afgerond. Uiteindelijk kan dit zelfs op medewerkerniveau.

Niet alleen het projectteam is geïnteresseerd in de voortgang

Transitieprojecten zijn complexe projecten. Deze projecten raken de gehele organisatie en hebben vaak meerdere stakeholders. Er zullen dus meer mensen geïnteresseerd zijn in het reilen en zeilen van het project.  InControl© biedt diverse managementdashboards waarmee de voortgang inzichtelijk gemaakt kan worden. Daarmee kijkt iedereen naar dezelfde up-to-date dataset.

En er is meer…

• Transitieprojecten zijn vaak ook internationale projecten. InControl© is beschikbaar in meerdere talen.
• Natuurlijk wil je altijd nog een overzichtje kunnen maken in Excel of juist een uitdraai in pdf-formaat kunnen versturen via email. Ook dat kan allemaal. InControl© ondersteunt diverse exportformaten.
• En last but not least… via een audit trail is altijd te achterhalen welke gebruiker een wijziging heeft doorgevoerd. Je moet er toch niet aan denken dat iemand ‘zomaar’ een eindproduct op geaccepteerd zet.

InControl© is nooit af. Ook wij leren nog elke dag in transitieprojecten. En deze lessons learned nemen we weer mee om InControl© nog beter te maken. Doordat de software is gehost in de cloud wordt de software centraal onderhouden en zal ook iedereen beschikken over alle nieuwste features.

Meer weten?

Ben je benieuwd naar deze en andere tooling, en hoe die voor jouw organisatie ingezet kan worden? We vertellen je graag meer over onze tools en processen. Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking.