InControl©

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Immer und überall Zugriff

Bei Transitionsprojekten ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Beteiligten auf die gleichen aktualisierten Daten zurückgreifen. Um dies zu gewährleisten, ist ein einfacher Zugriff auf diesen Verwaltungsbereich erforderlich. Wenn z. B. mehrere Teammitglieder oder ein Lieferant keinen Zugriff auf diese Daten haben, werden lose Übersichten in Excel oder einer E-Mail erstellt. Das ist der Anfang vom Ende.

InControl© wird in der Cloud gehostet und ist für das gesamte Projektteam schnell und einfach zugänglich. Es ist keine umständliche Installation erforderlich. Sobald ein neues Transitionsprogramm erstellt wurde, kann der Transitionsmanager den Zugang für die Mitglieder des Projektteams organisieren und das Programm weiter einrichten. Natürlich wurden verschiedene Anwendungsrollen mit entsprechenden Rechten zum Anzeigen und ggf. Ändern von Daten definiert.

Eine Transition ist mehr als nur ein Projekt

Außerdem spielen Standardprojektmethoden wie Prince2 eine wichtige Rolle bei der Planung und Umsetzung einer Transition. Deshalb ist in InControl© ein umfangreiches Modul für das Projektmanagement enthalten. Aber eine Transition ist mehr als ein Projekt. Sie müssen auch genau festhalten, was übertragen oder migriert werden muss. Hier geht es um Software und Lizenzen, Pakete, die erstellt und getestet werden müssen, Server, Drucker und PCs, die migriert oder übertragen werden müssen. Dabei fällt viel Arbeit an.

Und dann ist da noch die Planung der Migration. Migrierte PCs werden selten an alle auf einmal verteilt. Das geschieht nach einem Rollout-Plan. Der Rollout kann z. B. pro Geschäftsbereich oder pro Niederlassung erfolgen. Mit InControl© können Sie das Unternehmen visualisieren und den Rollout planen.

Project Management Module

Die Entwicklung eines Transitionsprojekts beginnt oft mit dem Projektmanagement-Modul. Das Modul basiert auf der Prince2-Methode und wurde unter Verwendung von Best Practices von unseren Transitionsmanagern erstellt. Auf der Grundlage des Vertrages werden alle Endprodukte aufgenommen. Dies ist eine wichtige Phase des Projekts. Diese Liste bestimmt alle zu liefernden Endprodukte. Es wird daher empfohlen, diese Liste von allen Parteien freigeben zu lassen.

Dann beginnt das Projekt und wir erstellen das RAID-Protokoll. Alle Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten werden frühzeitig identifiziert und überwacht. Mit einem vollständigen RAID-Protokoll können bei Problemen oder Risiken frühzeitig Anpassungen vorgenommen werden. Dieses Protokoll ist bei jeder Teambesprechung zu aktualisieren.

Bei jedem Projekt stellen wir erneut fest, dass Änderungen nicht oder nicht vollständig dokumentiert wurden. Natürlich folgt dann die leidige Diskussion über die Kosten. Dokumentieren Sie immer alle Änderungen und die damit verbundenen Auswirkungen und möglichen Kosten, auch wenn Sie der Meinung sind, dass sie keinen maßgeblichen Auswirkungen hat bzw. keine zusätzlichen Kosten verursacht. Eine lückenlose Protokollierung und Terminaufzeichnung macht es jedem leicht, auf E-Mails und lose Notizen zurückzugreifen, die sonst überall herumliegen.

Alle diese grundlegenden Punkte sind im Projektmanagement-Modul von InControl© berücksichtigt.

Configurations-Management-Module

Bei Transitionsprojekten werden IT-Ressourcen transferiert oder migriert. Es ist sehr hilfreich, wenn jeder weiß, was übertragen wird. Das gilt für die Hardware, aber natürlich auch für die Software. Das ist jedoch noch nicht alles: Was ist mit den Lizenzen und welche Software muss noch gebündelt werden, damit sie an Endanwender verteilt werden kann (z. B. mit SCCM)?

Ganz zu schweigen von der technischen und funktionalen Verantwortung für jede Anwendung. Wer wird das Paket prüfen und abnehmen? Eines ist bei jedem Transitionsprojekt sicher: Egal wie endgültig die Liste der Anwendungen im Vertrag erstellt wird – bereits in der ersten Woche werden die ersten fehlenden Anwendungen auftauchen. Und das geht dann so weiter. Dieser Vorgang ist normal.

Auch der Kunde weiß nicht immer, was alles im eigenen Haus gebraucht wird. Das ist nicht schlimm, muss aber straff verwaltet werden. Zusätzliche Anwendungen bedeuten zusätzliche Kosten für Inventarisierung, Packing, Rollout, etc. Das muss nachvollziehbar bleiben. Die Festlegung all dieser Aspekte wird durch das Configuration Management Module unterstützt.

Migration Management Module

Dann kommt der Zeitpunkt im Projekt, an dem die Arbeitsplätze der Endbenutzer in eine Standardumgebung „migriert” werden. Dies geschieht selten mit einem großen Knall, sondern mit einer Übergangsphase vom derzeitigen Betriebsmodus (PMO) zum zukünftigen Betriebsmodus (FMO). In der Regel wird entschieden, die Einführung pro Business Unit (oder einem Teil davon) oder pro physischem Standort durchzuführen.

Die Frage ist natürlich, ob die Geschäftseinheit oder der Standort vorbereitet ist? Das gilt für Prozesse, aber auch für die Technologie. Wenn z. B. Benutzerkonten oder Sicherheitsgruppen nicht übertragen wurden, kann der betreffende Benutzer nicht migriert werden. Das betrifft auch Gruppenordner oder funktionale Mailboxen. Dies sind alles Aspekte, die berücksichtigt werden müssen, bevor eine Benutzergruppe migriert werden kann.

InControl© hilft, die Organisation und die Standorte festzulegen. Mit einer praktischen Signalfunktion ist es möglich, auf jeder Ebene zu überprüfen, ob die Vorbereitungen erfolgreich abgeschlossen wurden. Letztendlich ist dies auch auf Mitarbeiterebene möglich,

denn das Projektteam ist nicht die einzige Partei, die sich für den Fortschritt des Projekts interessiert

Transitionsprojekte sind komplexe Projekte. Diese Projekte betreffen das gesamte Unternehmen und haben oft mehrere Interessengruppen, daher sind auch mehr Leute am Ablauf des Projekts interessiert. InControl© bietet verschiedene Management Dashboards, mit denen der Fortschritt anschaulich gemacht werden kann. Damit kann sich jeder den gleichen aktuellen Datensatz ansehen.

Das ist jedoch noch nicht alles….

• Oft sind Transitionsprojekte auch internationale Projekte. InControl© ist in mehreren Sprachen erhältlich.
• Natürlich möchten Sie immer noch eine Übersicht in Excel erstellen oder einen Ausdruck im pdf-Format per E-Mail versenden können. Das ist auch möglich. InControl© unterstützt verschiedene Exportformate.
• Und abschließend… steht immer ein Audit-Trail zur Verfügung, um herauszufinden, welcher Benutzer eine Änderung vorgenommen hat. E ist höchst unwahrscheinlich, dass jemand ‚einfach so‘ ein Endprodukt auf abgenommen setzt.

InControl© ist nie fertig. Wir lernen bei Transitionsprojekten noch jeden Tag etwas dazu. Und wir nutzen diese Erfahrungen, um InControl© weiter zu verbessern. Da die Software in der Cloud gehostet wird, wird die Software zentral gepflegt und jeder hat Zugriff auf die neuesten Funktionen.

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