Ihr Unternehmen möchte mit Microsoft Power Platform durchstarten! Aber ist Ihre IT-Organisation dafür schon bereit?

Wenn man Marcel Besteman nach Microsoft Power Platform fragt, dann hat man einen begeisterten Gesprächspartner. Er legt sofort los:

“Ich bin wirklich ein großer Fan von Power Platform, ich denke dass das ein richtiger Gamechanger wird. Man kann seinem Unternehmen so viel Power geben, es ist schade, wenn man das nicht nutzt… low-code Entwicklung hat Zukunft. Damit gibt man Mitarbeitern die Möglichkeit datengetrieben zu arbeiten und flexibel zu sein, direkt auf Marktentwicklungen einzugehen, ohne Programmierer.

Ihr Business möchte sich schnell entwickeln, bestenfalls haben Sie heute eine Idee, die gestern bereits umgesetzt wurde. Power Platform bietet man genau diese Möglichkeiten. Damit wird der Druck auf die Technik kleiner und ist IT kein Bottleneck mehr.

Aber es muss gut überlegt sein, wie man das auf eine verantwortungsvolle Art und Weise umsetzt. Bestenfalls bevor ein Mitarbeiter auf die Idee kommt Power Platform einzusetzen. Als IT-Manager oder CIO sollte man sich realisieren, dass das Thema kommt. Das Unternehmen möchte sich selbstständig entwickeln und automatisieren und dafür sollten Sie gut vorbereitet sein. Lassen Sie sich nicht von ihrem Unternehmen und ihren Mitarbeitern überrollen, sorgen Sie dafür, dass sie rechzeitig die richtige Strategie entwickelt habe.”

Für diejenigen, die sich mit dem Thema noch nicht ganz so gut auskennen – wie funktioniert Power Platform?

“Power Platform ist ein Teil von Microsoft 365 und gehört zu Advanced Productivity. Auf unserer Website finden Sie zu Advanced Productivity eine kurz und knappe Definition. Bei Power Platform dreht sich alles um das Arbeiten mit Data und programmieren, nur benötigt man dafür keine Programmierkenntnisse.

Das Tool besteht aus vier Modulen: Power BI, Power Apps und Power Automate, drei Module die Ihnen dabei helfen selbst Entscheidungen zu treffen. Ein viertes Modul ist Virtual Agents und sehe ich eher als weiteren, seperaten Bereich.“

“Kurz zusammengefasst:

• Power BI: Bei Power BI dreht sich alles um Business Intelligence. Sie können Data visualisieren, ein Dashboard bauen und Business Data analysieren. Das tolle daran – Jeder Mitarbeiter hat so die Möglichkeit datengetrieben zu arbeiten.
• Power Apps: Mit Power Apps können sie einfach Apps entwickeln. Dafür werden nicht unbedingt Programmierskills benötigt, denn es lässt sich low-code, oder sogar no-code bedienen. Durch die Verbindung von Power App mit beispielsweise Sharepoint, Common Data Services (CDS) oder einen SQL Server speichern Sie Daten.
• Power Automate: Power Automate dient dazu Aufgaben und Workflows zu automatisieren. Es ist ein großes Set mit Standard Connectoren verfügbar, mit denen Workflows gebaut werden. Sie können hunderte Apps miteinander verbinden und so beispielsweise Daten für Power Apps bereitstellen. Auch hierfür brauch man in der Regel keine Codes.

Ich habe für Transition Experts selbst eine App gebaut, die wir dazu nutzen Urlaub und freie Tage anzufragen. In Power Apps habe ich das Front-end gebaut, in dem Mitarbeiter ihre freien Tage angeben. In Power Automate habe ich einen Flow eingebaut, sodass ein Prozess einsetzt, wenn eine Anfrage reinkommt. Es wird eine Mail versandt, denn die Anfrage muss natürlich bestätigt werden. Selbstverständlich habe ich auch ein schönes Dashboard gebaut, sodass alle Mitarbeiter auf einen Blick sehen, wie viele Urlaubstage Sie im Jahr noch haben. Und diese App ist auch für die mobile Nutzung geeignet, wodurch Sie viel und gerne genutzt wird.

Ein sehr simples Beispiel, für das ich keinen Code gebraucht habe. Das kann jeder entwickeln, für jede Abteilung und für allerlei Prozesse. Vielleicht möchten Sie Onboardings für neue Mitarbeiter automatisieren? Oder Anfragen schneller und effizienter gestalten, wichtige Datensätze übersichtlich aufbereiten, Business Intelligence Dasboards kreieren… Ich kann hunderte Beispiele nennen.”

Und wie funktioniert das mit dem seperaten Bereich Virtual Agents?

“Virtual Agents ist nochmal etwas Anderes. Hier dreht sich Alles um das Thema Artificial Intelligence (A.I.). Sie können damit Bots bauen, wie beispielsweise Chatbots die man von Kundenservices größere Unternehmen kennt. Das birgt viel Chancen für große Unternehmen die beispielsweise Ihren Servicedesk automatisieren möchten.

Ich habe letztes Jahr für ein großes Unternehmen gearbeitet und einem Bot gearbeitet, der bei Teams integriert wurde. Mitarbeiter konnten bei Teams Ihre Fragen stellen die sonst beim Servicedesk landen würden. Denken Sie dabei an Fragen bezüglich Passwörtern, Fehlermeldungen oder einer Anfrage eines neuen Laptops. Dadurch hat das Unternehmen im Servicedesk jeden Tag 200 weniger Kontakte. Mit diesem Hintergrund ist der Business Case schnell umgesetzt…”

Low-code hat also Zukunft. Wie wird das Unternehmen verändern?

“Gute Programmierer werden immer weiter gefragt sein. Aber es gibt einfach viel zu wenige gute IT’ler. Die meisten Unternehmen haben nur wenige Programmierer, im Verhältnis zum restlichen Personal.

In diesem Schaubild zeigt die braune Kurve das durchschnittliche Verhältnis zwischen der Anzahl von Mitarbeitern und die mit technischen Skills. Rechts unten sehen Sie Programmierer. Die Menschen die fließend mehrere Programmiersprachen sprechen, mit vielen technischen Skills. Das ist lediglich ein sehr kleiner Teil der Enterprise Population.”

Bron: Technical Skills across an organization via Youtube

“Links oben sind die Mitarbeiter zu sehen, die mit Word und Powerpoint arbeiten können. Dafür brauch man wenige technische Skills. Und wenn man einigermaßen vernünftig mit Word umgehen kann, dann kann man auch schon was mit Power Platform anfangen. Beispielsweise kann man in kurzer Zeit schon so eine Urlaubs-Anfrage-Toll bauen. Das hat zur Folge, dass Sie durch den Einsatz von Power Platform plötzlich viel weniger Abhängig sind von dieser geringen Anzahl von Mitarbeiten mit technischen Skills.

Ich behaupte nicht dass jeder Mitarbeiten Apps bauen können muss, aber man gibt den Menschen die Möglichkeiten mit einer geringen Hemmschwelle mit Daten zu arbeiten und Workflows zu automatisieren. Für richtige Entwickler bedeutet das Tool, dass sie schneller viel realisieren können. Das Arbeiten mit Daten wird so ein ganzes Stück effizienter.”

Aber…?

“Wenn man nicht aufpasst, dann bekommen Sie dadurch einen Wildwuchs an Maßarbeit in ihrem Unternehmen. Und Sie müssen entscheiden, ob Sie das möchten. Denn wie ist das eigentlich mit Eigentum, Governance? Wer betreut so eine Applikation und wie sieht es mit Support aus? Das gilt natürlich für Alles, was Sie mit Advanced Productivity umsetzen.

Sie sollten sich dabei auch die Frage stellen: Was dürfen die Nutzer? Wenn Sie mein Beispiel mit der Urlaubs-Anfrage-App betrachten, kann es sinnvoll sein diese mit der HR-Database zu verbinden. Aber da sind sehr viele Daten vorhanden, die Sie wahrscheinlich nicht mit dem ganzen Unternehmen teilen möchten. Nutzer können schneller, als Sie es mitbekommen, auch andere Daten einsehen, die nicht für Sie bestimmt sind. Dann können Sie beispielsweise plötzlich alle Urlaubs-Anfragen ansehen, Überstunden oder Gehälter. Damit sollten Sie sehr vorsichtig sein.

Darüberhinaus gibt es Getzte und Vorschriften, vor allem Privacy und DSGVO sind dabei wichtig. Sie haben viele Daten, von Ihrer Organisation und Ihren Mitarbeitern, vielleicht auch von Kunden oder Nutzern. Aber darf man diese zeigen und zugänglich machen? Das muss richtig registriert werden. Wenn Menschen fragen, wofür ihre Daten genutzt werden müssen Sie darauf eine gute Antwort parat haben.”

Mit einer Installation ist es also nicht getan…

“Nein, das ist es nie. Ich bin sehr begeistert über die Möglichkeiten von Power Platform. Das ist denke ich deutlich. Es bietet enorm viele Möglichkeiten und der Business Case liegt oftmals auf der Hand. Aber Sie sollten sich vorher realisieren, womit Sie anfangen und eine gute Vorbereitung ist dabei wichtig. Am besten bevor ihre Mitarbeiter diese Frage stellen, ob Sie mit dem Tool arbeiten können. Das kann ganz schön schwierig sein.”

Marcel Besteman: Microsoft Power Platform expert

Zu seiner Person: Marcel Besteman, erfahrener Transition- und Programmmanager. Für Viele ein bekanntes Gesicht, er ist Partner bei Transition Experts. Zuvor war er für viele große Namen aktiv, Imtech, Capgemini und Ernst & Young. Er gründete diverse Unternehmen sowie auch vor zehn Jahren Transition Experts. Er beschäftigt sich seit 25+ Jahren mit großer Begeisterung für IT-Transitionen und -Transformationen.

Auch interessant:

Wir werden Marcel bald wieder interviewen, diesmal über die Integration von Cloud Voice in Microsoft Teams. Einschließlich praktischer Beispiele und klarer Business Cases, in denen die gesamte Telefonzentrale übertragen wird. Interessant für normale Bürosituationen, aber sicherlich auch für Call Center und andere Abteilungen, in denen Telefonie das Kerngeschäft ist.

Nächste Ausgabe!

In dieser Reihe von Interviews rund um die modulare digitale Transformation wird immer ein neues Thema hervorgehoben. In der kommenden Zeit werden wir uns auf CIO as a Service und User Experience Monitoring (UXM) konzentrieren.

Modulare Digitale Transformation

Das hier ist der vierte Teil der Interviewserie über Modulare Digitale Transformation (MDT). Mit MDT machen wir digitale Transformation konkret: wir teilen das große Thema in Einzelthemen, wie Blockchain, Big Data und RPA. Einzelne Module, die uns ganz gezielt einen Aspekt der digitalen Transformation zu erarbeiten.

Vorherige Artikel dieser Serie:

• Ich hatte gerne “ein bisschen” digitale Transformation…
• ‘Mal eben’ Microsoft Teams installieren: der Traum / Albtraum jedes IT managers
• ‘Der größte Fehler beim Unstieg auf Microsoft 365? Zu denken, dass dieser Umstieg ein IT-Projekt ist …’

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