'Mal eben' Microsoft Teams installieren: der Traum / Albtraum jedes IT-Managers

Das gezwungene von Zuhause aus arbeiten und der große Einsatz von neuen Tools ist für einen IT-Manager ein Traum und Albtraum zugleich. Einerseits ist es fantastisch, wenn Endverbraucher sich für neue Tools öffnen. Andererseits gibt es User, die selbst Systeme “basteln” und verschiedenste Programme miteinander verknüpfen. Hier gibt es viel Optimierungspotential und Gefahren.

Allein schon bezüglich der Datenschutzbestimmungen (DSGVO) ist vieles nicht erlaubt. Man darf beispielsweise keine Kundendaten oder andere sensible Informationen in irgendeinem frei zugänglichen Tool bearbeiten. Die Implementation fordert eine deutliche Strategie und einer guten Vorbereitung. Die Technik soll gut funktionieren, aber auch den Richtlinien im Bereich Security und Governance gerecht werden.

Der Einsatz von Microsoft Teams ist dafür ein gutes Beispiel. Als Teil von Microsoft 365 (davor Office 365) wird es präsentiert als Programm für Zusammenarbeit und Kommunikation. Es wird oft genutzt zum Chatten, Video telefonieren und gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten. Teams kann aber noch viel mehr – dabei unterstützt Transition Expert Sie gerne. Mal eben schnell implementieren ist keine gute Idee.

Der Experte hat das Wort: Implementierung & Adaption von Microsoft Teams

Diese Woche starten wir mit der Interviewserie rundum unsere neue Proposition „Modulare digitale Transformation“. Jede Woche berichtet ein Experte, der eines der Module erläutert. In der ersten Edition hat Marcel Besteman die Ehre. Er erzählt über die Implementation und Adaption von Microsoft Teams.

Zu seiner Person: Marcel Besteman, erfahrener Transition- und Programmmanager. Für Viele ein bekanntes Gesicht, er ist Partner bei Transition Experts. Zuvor war er für viele große Namen aktiv, Imtech, Capgemini und Ernst & Young. Er gründete diverse Unternehmen sowie auch vor zehn Jahren Transition Experts. Er beschäftigt sich seit 25+ Jahren mit großer Begeisterung für IT-Transitionen und -Transformationen.

Marcel, warum sollte man Microsoft Teams “nicht mal eben schnell” implementieren?

“Tja, wo soll ich anfangen… Ich verstehe sehr gut, dass Menschen Zuhause selbst aktiv geworden sind und neue Tools ausfindig gemacht und genutzt haben. Sie wollen einfach arbeiten und wenn Sie dafür nicht die richtigen Tools haben, dann überlegen Sie sich selbst etwas. Spontan Meetings abhalten via Zoom oder Dateien teilen via Dropbox funktioniert auch super. Es ist aber für den User schwer einzuschätzen, inwiefern diese Tools eine ernstzunehmende Gefahr für das Unternehmen sind. Die Gesetze rundum die Themen Privacy und Security sind streng.

Wenn man Plattformen, wie Microsoft Teams, gut implementieren möchte, dann muss man die Vorgaben und Regeln von Governance beachten. Sie sollten strategische, taktische und operative Entscheidungen treffen und sich selbst die typischen Fragen stellen, die man beantworten sollte, bevor man Teams implementiert.”

Und wie sehen diese typischen Fragen aus?

“Denken Sie beispielsweise an Chats. Wie lange sollten die Daten dort aufgehoben werden? Was passiert, wenn Menschen intern eine neue Stelle besetzen oder den Arbeitgeber wechseln? Welche Tools werden benötigt um Informationen zu teilen? Und wie sehen die Regeln rundum das Thema Speichern von Dokumenten aus? Wie sorgen wir dafür das Privacy und der Schutz von vertraulichen Dokumenten gewährleistet wird? Darf jeder einen Kanal anlegen? Ist das praktisch – oder wird es dadurch unübersichtlich? Erlauben wir externe User? Was dürfen diese User und was nicht?

Ich kann 200 Fragen aufzählen, die bedacht werden müssen. Nicht alle Fragen sind gleich wichtig und ich möchte es auch nicht komplizierter machen, als es ist. Manche Dinge überfliegt man schnell, aber oftmals ist es auch wichtig ins Detail zu gehen und jedes Risiko zu beurteilen und abzuwägen. Das hängt von der Organisation ab und den Dokumenten, mit denen die Mitarbeiter arbeiten. Wir müssen jedenfalls alles vorher bedenken. Ansonsten kann man darauf warten, dass etwas schief geht.“

Wie sieht der Prozess aus?

“Wie gesagt, die Implementierung einer Plattform wie Teams beinhaltet Fragen die mit Governance im Zusammenhang stehen, denn es ist komplexes Produkt. Neben der Technik muss man Themen beachten wie Privacy, Security und das Teilen von Daten etc.

Bei dem Thema Governance müssen die Zuständigkeiten festgelegt werden und anschließend die Einrichtung von Teams diskutiert – das ist ein Unternehmenspolitisches und strategisches Thema. Anschließend beantwortet man all diese Fragen, die ich aufgezählt habe. Was soll erlaubt sein, wie lang müssen Daten gespeichert werden, wer soll welchen Zugriff haben? Und viele mehr.

Wenn sie ein konkretes Bild der Governance und Einrichtung haben, dann sind Sie dafür bereit, die User miteinzubeziehen.”

Der nächste wichtige Schritt: Die Adaption

“Es hat sich in den letzten Jahren so entwickelt, dass die Adaption heute wichtiger ist als früher. Die User waren früher total abhängig von ihrer IT-Abteilung, nur heute ist das nicht mehr so. Es gibt für Alles Alternativen. Früher konnte eine IT-Abteilung entscheiden welche Lösung eingesetzt wird, und diese haben die User dann gezwungener Maßen eingesetzt. Aber mit den heutigen Kenntnissen der User, müssen sie wirklich überzeugt sein von der Lösung, die ihnen angeboten wird. Ein IT-Manager muss wirklich eine gute Story haben, um die Menschen von der Lösung zu überzeugen und diese richtig einzusetzen.”

Wie schafft man es, dass die User die Anwendungen auch noch sinnvoll einsetzen?

“Die interne Adaption kann man in vier Schritte unterteilen. Das machen wir mit einem Service Adoption Plan von Microsoft. Anhand von Awareness, Engagement, Measurement und Management durchläuft man den ganzen Adaptionsprozess.”

Kurz gesagt, bei Awareness geht es darum zu kommunizieren, dass es dieses neue Produkt geben wird. Es wird eine Liste mit Personen erarbeitet, die das neue Tool an ihre Teams vermittelt und erklärt. Teams ist ein komplexes und vielseitiges Produkt, das sollte nicht unterschätzt werden.

Der nächste Schritt ist Engagement. Man identifiziert mit welchen Abteilungen man innerhalb der Organisation startet. Oftmals eignet sich dafür die IT-Abteilung am besten, aber auch andere Abteilungen die Veränderungen offen gegenüberstehen, diese werden dann bestmöglich unterstützt. So kommt die Implementierung auf den Prüfstand: Was funktioniert gut, welchem Bereich muss man extra Aufmerksamkeit schenken, ist unser Support ausreichend, wie müssen wir weiter handeln? Wenn wir unsere Arbeit gut machen, dann entstehen erste Erfolgsgeschichten, die wir selbstverständlich ausführlich propagieren. An diesen Erfolgsgeschichten lassen wir das ganze Unternehmen teilhaben. Auf dieser Art integrieren wir immer mehr Teams.

Wissen Sie wie die Wahrheit eigentlich aussieht? Die User haben fast immer Recht. In der Measurement Phase analysieren und korrigieren wir. Wir müssen beispielsweise erfahren, wie aktiv Teams genutzt wird. Wir wollen wissen wie viele Probleme es gab und wie viel Support nötig war. Zudem wollen wir wissen wie viele Menschen die Schulungen und Trainings in Anspruch genommen haben. Dafür wurden im Vorhinein Ziele festgesteckt und wenn diese nicht erreicht wurden, dann geht es wieder zurück zur anfänglichen Ideenskizze.

Wir beenden das Ganze mit dem Management – Der letzte Meilenstein. Wir arbeiten mit dem Feedback der User und optimieren. Wir schauen uns die Zielsetzung nochmal an und untersuchen, ob es mittlerweile neue Dienste oder Services gibt, die vorgestellt werden sollen.”

Welchen Mehrwert schafft man als Transition Manager?

“Microsoft entwickelt Produkte und technische Lösungen, analysiert aber nicht ihr Business, Prozesse und Mitarbeiter, die die Software nutzen – Sie liefern einfach ein Softwareprodukt. Es macht einen großen Unterschied, ob in einer Organisation nur Wissensarbeiter zusammenarbeiten, oder beispielsweise in einer Pflegeeinrichtung Ärzte, Krankenschwestern und Mitarbeiter.

Als Transition Manager fokussieren wir uns nicht auf den Verkauf oder die technische Installation von Microsoft 365. Wir unterstützen sie natürlich gerne bei der technischen Implementierung, aber fokussieren uns vor Allem auf die Bereiche Mensch, Organisation und Prozesse. Wir sorgen dafür, dass die Software bestmöglich eingesetzt wird und die Mitarbeiter damit richtig umgehen und sie nutzen können.”

Und was ist, wenn Microsoft Teams bereits genutzt wird, aber durch Corona plötzlich viel intensiver?

“Das ist eine gute Voraussetzung, dann können wir genau analysieren, welche Aspekte bereits gut funktionieren und an welchen Stellen noch mehr herausgeholt werden kann. Wir untersuchen wie die User Teams nutzen, welche Integrationen neue Möglichkeiten schaffen und wie der aktuelle Support wahrgenommen wird.

Teams ist eine Plattform auf der diverse Anwendungen von Microsoft 365 und „Third Parties“ zusammenkommen. Es gibt viele Unternehmen die nur die Basics nutzen: Das Standard Office Programm, Teams zum Chatten, für Videokonferenzen und das gemeinsame Arbeiten an Präsentationen. Microsoft 365 ist enorm vielseitig und kann noch viel mehr. Mit der Power Plattform können sie mit einer kleinen Hemmschwelle mit Business Intelligence arbeiten. Mit wenigen Codierungen bauen Sie Apps und Virtual Agents, automatisieren Prozesse und analysieren Daten.

Abhängig von ihrer Lizenz gibt es einige Funktionen und Potentiale in Microsoft 365 die Unternehmen nicht ausschöpfen und wofür sie noch weitere Software für kaufen – Und das für hohe Preise. Das sind typische Fälle die wir uns anschauen, wenn Microsoft 365 oder Teams bereits eine Zeit lang genutzt werden: Wie können wir noch weiter optimieren?”

Wie sieht denn Teams für Fortgeschrittene aus?

“Das hängt vom Unternehmen ab. Ich habe zuletzt für ein Unternehmen die Integration von Telefonie bei Teams implementiert – Voice Cloud heißt die Funktion. Damit laufen ALLE Telefongespräche über Teams, die Gespräche kommen via Teams rein und gehen auch über die Plattform raus.

Telefone werden so nicht mehr gebraucht. Es gibt kein hin und her mehr mit dem wechseln und weiterleiten der Devices. Der User loggt sich bei Teams auf dem Desktop, Tablet, Smartphone oder einem anderen Device ein und kann anrufen oder angerufen werden. Von verschiedenen Geschäftsnummern aus, inklusive gruppengesteuerten Menüs und Security Groups. Ganz individuell, so wie Sie es wünschen.

Mit solchen Integrationen kann man aus Teams eine fantastische Plattform kreieren, die das Herzstück ihres Arbeitstages formt. Und es gibt noch mehr Funktionen, durch die man effektiver arbeiten und Kosten sparen kann.”

Nächste Woche!

Im einem der nächsten Interviews geht Marcel noch tiefer in das Optimieren von Teams ein. Hier wird es unter anderem um die Power Plattform und die Integration von Voice Cloud gehen. Zudem sprechen wir über die Standardisierung und das Ordnen der Teams Umgebung: Welche Best Practices gibt es um strukturiert und organisiert zu arbeiten?

Aber, bevor wir weiter in die Tiefe gehen bei Teams, sehen wir uns noch weiter um. Wir bleiben bei der Module Microsoft 365. Rob Dekker nimmt uns mit und führt uns durch das gesamte Paket und erzählt über die wichtigsten Herausforderungen dabei.

Nächsten Monat sprechen wir auch über weitere Module wie CIO as a Service und User Experience Monitoring.

Mehr erfahren über Modulare Digitale Tranformation?

Das hier war der erste Teil der Interviewserie Modulare Digitale Transformation (MDT), unserer neuen Proposition, die wir letzte Woche angekündigt haben (lesen Sie auch: Ich hätte gerne “ein bisschen” digitale Transformation…). Mit MDT machen wir digitale Transformation konkret: wir verteilen Sie in kleine Themen, wie Blockchain, Big Data und RPA. Separate Module, die uns die Möglichkeit geben zielorientiert einen Aspekt der digitalen Transformation zu bearbeiten. Mit dieser Vorgehensweise behalten wir die Übersicht! Erfahren Sie mehr auf unserer Website: Modulare Digitale Transformation. 

• Möchten Sie personlich mit uns sprechen? Kontaktieren Sie Gert Veldhuis via gert.veldhuis@transitionexperts.de oder (+49) 160 92618014.
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