Verwalten Sie Ihre Telefonie einfach mit Microsoft Cloud Voice und einer Integration in Teams

In diesem Interview schauen wir uns die Möglichkeiten Microsoft Cloud Voice und die Integration von der Telefonie in Teams. Marcel Besteman fällt mit der Tür ins Haus. Wenn man Ihn fragt, ist der Großteil der traditionellen Telefonie (VoIP-) Telefonie vollkommen überholt und wäre es für Unternehmen sinnvoll, ihre Verwaltung und Nutzung mal gründlich unter die Lupe zu nehmen.

Erzählen Sie Marcel, was dieses Thema betrifft sind Sie besonders passioniert, woher kommt das?

“Eigentlich einfach aus meinem eigenen Frust. Telefonie ist geschäftlich wie auch privat schon jahrelang ein Thema, um das man nicht herumkommt – man möchte telefonisch erreichbar sein. Aber wie man erreichbar ist, in dem Bereich hat sich in den letzten Jahren so viel entwickelt. Viele Unternehmen haben darauf kaum reagiert und damit gearbeitet.

In unserem eigenen Büro bei Transition Experts sind wir regelmäßig auf Probleme gestoßen. Unsere Telefonie war gar nicht so kompliziert. Ein Telefonnummernblock mit 100 Telefonnummern, eine Anzahl von festen Geräten, ein paar allgemeine Nummern und spezifische Einstellungen für Feiertage etc. Dennoch war es jedes Mal wieder ein nerviges Thema, wenn etwas angepasst werden musste.

Wenn wir einen neuen Kollegen dazubekommen haben, jemand im Urlaub ist oder unerwartet einen Tag nicht im Büro? Dann mussten wir selbst die Umleitung basteln, oder hin und her telefonieren. Das kostet unnötig Zeit und damit auch Geld. Obwohl wir ja sehr viel Wissen haben im technischen Bereich. Aber die Systeme hinter einer Telefonzentrale sind sehr komplex und dadurch für Endverbraucher nicht zugänglich – logisch, da es eben so komplex ist.

Kurz gesagt, wir wollten ein anderes System. Letztes Jahr sind wir umgestiegen. Nach einer Recherche habe ich alle Nummern nach Microsoft portiert und unserem alten Telefonanbieter gekündigt. Ich kann alle Einstellungen selbst verwalten, auf eine nutzerfreundliche Art und Weise. Das Einrichten ist für Jeden, mit guten analytischen Fähigkeiten zu erledigen.”

Dieses Interview wird unter dem Bild fortgeführt

“Alle VoIP-Geräte haben wir abgegeben. Herrlich, so ein leeres Büro. Telefongespräche kommen über Teams rein, mein Headset liegt immer griffbereit und das wars. Ich empfange Gespräche über meinen Laptop, Tablet und Smartphone – das Gerät, das ich gerade zur Hand habe. Ganz egal ob ich zuhause arbeite, im Büro oder Auto bin. Ich bin erreichbar, wenn ich das möchte und wenn nicht, dann ist das auch gut organisiert.

Arbeitet niemand im Büro? Dann bemerken unsere Kunden das nicht. Haben wir einen neuen Kollegen? Kein Problem, dann legen wir einen neuen User mit eigener Nummer an und direkt eingeordnet in die richtigen Anrufgruppen. Es funktioniert super, dass alles über Teams reinkommt. Sehr übersichtlich und ich verpasse nie mehr einen Anruf. Seit diesem Umstieg auf Teams wundere ich mich noch mehr darüber, dass so viele Unternehmen an alten Techniken festhalten.”

Wie funktioniert Microsoft Cloud Voice?

“Wir haben mittlerweile einige Male über Microsoft 365, über Microsoft Teams, Advanced Productivity und Power Platform gesprochen.Cloud Voice ist auch Teil von M365, womit man unter anderem die Telefonie über Microsoft Teams realisiert – eingehende Gespräche, Voicemail, Alles.

Das bedeutet, dass Sie immer telefonisch erreichbar sind, überall und auf jedem Device. Wenn Sie eingeloggt sind in Teams, sind Sie erreichbar. Im Büro, Zuhause, im Auto oder in der Kaffeeküche. Auf dem Desktop, Laptop, Tablet oder Smartphone. Keine Probleme mehr mit dem ein- und ausloggen im Telefonsystem, das Einstellen von Urlaub und freien Tagen.

Sie können Ihre Erreichbarkeit synchronisieren mit ihrem Kalender. Wenn Sie keine Termine haben, sind Sie erreichbar, wo Sie auch sind. Wenn Sie nicht erreichbar sind, dann leiten Sie ihre Gespräche einfach um. Oder es kann eine Voice Mail eingesprochen werden, die Sie in ihre Mailbox empfangen.

Cloud Voice ist eine sehr gute Lösung für Unternehmen, in denen Mitarbeiter regelmäßig von Zuhause aus arbeiten. Sie können dezentral arbeiten, ohne dass ihr Kunde etwas bemerkt. Für ihre Nutzer ist es praktisch, dass Alles in einem Portal zusammenkommt: Meetings, Video, Anrufe. Es funktioniert effizient und es wird produktiver gearbeitet.

Außerdem macht es ihre gesamte Telefonie gut beherrschbar und wie ich bereits sagte, bei einem altmodischen Telefonsystem ist das etwas anders. Keine Probleme mehr mit der Verwaltung und der Instanthaltung. Sie sind nicht mehr abhängig von ihrem Telefonanbieter, Sie selbst haben die Kontrolle über Ihre Systeme.”

Lohnt es sich für mein Business?

“Es ist ein guter Weg um ihre Altsysteme loszuwerden. Es ist digitale Transformation par excellence. Der optimale Weg zum dezentralen Arbeiten, das stimulieren, ist ein wichtiger Schritt für die IT-Organisation in den nächsten Jahren. Wir haben in den letzten Monaten gesehen, wie schnell User umschalten, wenn es gezwungener Maßen durch Home-Office nötig ist. Der Hinweis kommt zwar etwas spät, aber mit einer guten Implantation von Microsoft Teams und Cloud Voice wären Sie auch in der ersten Woche des Lock Downs optimal erreichbar gewesen.

Meiner Meinung nach kann man wirklich behaupten, dass Telefone immer mehr abgeschafft werden. Es ist eine alte Welt, die Zeit ist vorbei. Warum investieren darin weiterhin Unternehmen? Mit diesem Setup steigen Sie von CAPEX, einem Investitionsmodell, hin zu OPEX, operationellen Kosten. Es ist skalierbar und dadurch, dass Microsoft die zentrale in der Cloud verwaltet, nutzen Sie immer die neusten technischen Möglichkeiten. Ich sage nicht, dass es viel günstiger ist. Das kann sein, aber das hängt von der Einrichtung ab. Für ein Unternehmen realisiert man eine 60-prozentige Ersparnis, für andere ist es teurer. Aber es ist zu einfach, nur die Kosten zu betrachten: Auch der Mehrwert ist total anders.”

Ist Cloud Voice für jedes Unternehmen die richtige Lösung?

“Nein, sicher nicht. Es gibt eine Anzahl von wichtigen Punkten die im ersten Schritt betrachtet werden müssen. Microsoft hat diesen Dienst noch nicht weltweit ausgerollt. Für das direkte anrufen und angerufen werden mit dem Microsoft Phone System, benötigt man eine Calling Plan Lizenz, die zurzeit nur in Belgien, Kanada, Frankreich, Deutschland, Irland, Puerto Rico, Niederlande, Spanien, UK und USA verfügbar ist.

Möchten Sie auch Lokationen in Indien oder Singapur registrieren, geht das leider noch nicht. Es wird aber erwartet, dass Regionen immer mehr ausgeweitet werden. Außerdem ist es möglich hybrid zu arbeiten und die Telefonie mit Direct Routing direkt zu integrieren in Teams.

Außerdem… Sind Ihre Nutzer noch nicht in der Cloud oder arbeiten Sie an einer Location, in der die Internetverbindung nicht stabil ist? Dann wäre das nicht mein erster Vorschlag. Sie können darüber hinaus auch bei sehr spezifischen Installationen auf Einschränkungen stoßen. Das analysieren wir natürlich vorab gründlich.

Es wird beispielsweise immer noch mit analoge Systemen gearbeitet, denken Sie dabei an Geräte in Fabriken und Lokationen an denen digitale Verbindungen nicht komplett zuverlässig sind. Weltweit werden noch Millionen Pagers genutzt, beispielsweise in Krankenhäusern. Viele arbeiten noch analog und damit kann man dann digital nicht arbeiten, außer man arbeitet ein hybrides Konzept aus.”

Wie funktioniert das technisch?

“Im nächsten Interview gehe ich noch detaillierter auf die technischen Aspekte ein. Was ich schon mal sagen kann, ist das es verschiedene Möglichkeiten der Telefonie Integration bei Teams gibt. Sie können Telefonie komplett bei Microsoft unterbringen, oder Sie wählen ein Direct Routing und ihre alte PBX bleibt (teils) erhalten. Wir sprechen dann von einem hybriden System. Oder Sie kombinieren die neuen Entwicklungen mit Skype for Business.

Wir haben einen detaillierten Migrationsplan erarbeitet, in dem wir solche Aspekte und Lessons Learned abarbeiten. Im nächsten Interview gehen wir hier mehr ins Detail!”

Begeistern Sie sich für diese Möglichkeiten und sind Sie gespannt, welche technischen Aspekten dieses Thema mitbringt? Der zweite Teil dieses Interviews kommt nächste Woche. Möchten Sie diese direkt in ihrer Mailbox empfangen? Dann melden Sie sich jetzt für unseren Newsletter an!

Möchten Sie mehr erfahren über Microsoft Cloud Voice?

Wir bieten Ihnen gerne einen einstündigen, unverbindlichen Beratungstermin an um zu analysieren, was Microsoft Cloud Voice für ihr Unternehmen bedeuten kann. Für mehr Informationen, einer Demo oder einem (online) Termin, kontaktieren Sie gerne Gert Veldhuis via gert.veldhuis@transitionexperts.de oder (+49) 160 – 92618014.

Der Spezialist hat das Wort: Microsoft Cloud Voice

Kurze Vorstellung: Marcel Besteman, erfahrener Transition- und Programmmanager. Für viele bekannt als eins der Gesichter von Transition Expert. Zuvor hat er für große Namen gearbeitet, wie Imtech, Capgemini und Ernst & Young. Er hat bereits verschiedene Unternehmen gegründet und war auch vor 10 Jahren einer der Gründer von Transition Experts. Mit 25+ Jahren Erfahrung beschäftigt er sich mit großer Begeisterung mit IT-Transitionen und -Transformationen.

Marcel ist sehr erfahren auf dem Thema Microsoft 365 und hat auch in der Vergangenheit mehrere Interviews zu Microsoft Teams und Microsoft Power Platform.

Über diese Interviewserie

Das hier ist der achte Teil der Interviewserie über Modulare Digitale Transformation (MDT). Mit MDT machen wir digitale Transformation konkret: wir teilen das große Thema in Einzelthemen, wie Blockchain, Big Data und RPA. Einzelne Module, die uns ganz gezielt einen Aspekt der digitalen Transformation zu erarbeiten.

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