Denke nicht nach, sondern im Voraus!

Wenn Sie die IT auslagern, werden Sie dies auf der Grundlage einer bestimmten strategischen Entscheidung und mit einem vorgegebenen Ziel tun. Bei der Festlegung der Wahl und des Ziels müssen Sie aber auch den Weg zum gewünschten Endergebnis berücksichtigen. Das ist es, was wir “die Transition” nennen.

In vielen Fällen wird dieser Teil vergessen oder zu wenig bedacht, besonders wenn der Bedarf nach Outsourcing “um seiner selbst willen” größer als nötig gemacht wird. Wahrscheinlich tauchen Gedanken auf wie “Die Kosten für das Management unserer IT sind zu hoch” oder: “Wir haben den Überblick verloren und können nicht mit den Entwicklungen Schritt halten”. In diesen Fällen besteht ein hohes Risiko, dass zu wenig Zeit in Anspruch genommen wird oder dass die Transition als Ganzes einfach übersehen wird.  Der Schwerpunkt liegt oft auf der Wahl des richtigen Dienstleisters oder dem Abschluss eines geeigneten Vertrages. Natürlich sind dies auch sehr wichtige Themen, aber wir empfehlen Ihnen, die Transition dabei nicht zu vergessen.

Sobald der Vertrag unterschrieben ist, lösen sich die Probleme nicht einfach in Wohlgefallen auf. Im Gegenteil: dann fangen sie eigentlich erst an. Eine nicht ordnungsgemäß durchgeführte Transition kann erhebliche nachteilige (finanzielle) Folgen haben. Sowohl während als auch nach der Transition.   Aber woran müssen Sie bei der Transition denken? Und was können Sie mit dem Ergebnis all der Denkarbeit tun?

Darüber haben wir natürlich auch nachgedacht.

Hier sind die wichtigsten Themen, die wir in den Jahren, in denen wir an Transitionen beteiligt waren, immer wieder festgestellt haben. Dinge, die wir jetzt leicht vorhersehen und oft verhindern können. Und für die es Maßnahmen zu ergreifen gilt. Bereits in einem sehr frühen Stadium. Die 4 wichtigsten Tipps, um das gewünschte Endergebnis im IT-Outsourcing zu erreichen:

1. Stellen Sie sich die Situation vor!

Überlegen Sie im Voraus, wie die Transition ablaufen könnte. Wie Van Gaal so schön sagte: Stellen Sie sich die Situation vor! Denken Sie zum Beispiel an die Reihenfolge, in der die IT am besten übertragen wird. Natürlich hat der zu wählende Dienstleister (auch) selbst einen Ansatz entwickelt. Es ist jedoch nützlich, wenn man die Dienstleister dann sofort richtig einschätzen und bei Bedarf nützliche Alternativen finden kann. Oder der Dienstleiter weist auf bestimmte Probleme hin. Sie wissen am besten, was zur Unternehmenskultur passt und was am besten funktioniert. Wenn Ihnen das Wissen fehlt, wie Sie die beste Strategie in den besten Ansatz umsetzen können, lassen Sie sich am besten vorher von einer unabhängigen Partei beraten.

2. Zuerst aufräumen

Berücksichtigen Sie eigene Kosten für die Transition. Der Lieferant erstellt einen eigenen Plan und bestimmt, was die Transition kosten wird. Nicht enthalten sind jedoch Tätigkeiten, die darauf abzielen, die IT-Umgebung in Ordnung zu bringen. Und das ist oft wirklich notwendig. Das Aufräumen vor dem Umzug ist immer sinnvoll. Außerdem müssen Sie ein eigenes Transitionsteam aufbauen, um dem Druck des Dienstleisters und seines Teams auf die interne IT-Organisation angemessen standhalten zu können. Externe Transitionsmanager, Projektmanager, Servicemanager, Vertragsmanager, technische Spezialisten, Anwendungsspezialisten und/oder Entwickler müssen möglicherweise eingestellt werden. Schließlich muss alles, was der Dienstleister liefern wird, beurteilt und akzeptiert werden. Dies erfordert spezifisches Wissen und Erfahrung.

3. Erstellen Sie Ihren eigenen Plan.

Die IT-Organisation wird sich während der Transition stark verändern. Vom Management der IT bis zum Management eines Lieferanten (Vertrag). Der Lieferant wird Sie bei organisatorischen Transition nicht entlastet, Sie müssen es selbst tun. Erstellen Sie einen Plan (denken Sie voraus) und stellen Sie sicher, dass Sie bei Bedarf rechtzeitig die richtige Unterstützung erhalten.

4. Behalten Sie den Überblick

Achten Sie darauf, dass Sie als Kunde bei Transitionen immer die Führung behalten. Es ist naiv zu erwarten, dass der Dienstleister während der Transition alles für Sie organisiert. Tatsächlich beschränken sich die Transitionsarbeiten des Dienstleisters oft auf das, was für die Übertragung und das Management notwendig ist. Wichtige angrenzende Angelegenheiten werden aus dem Lieferumfang herausgehalten und als Annahme oder Randbedingung in den Vertrag aufgenommen.   Als Kunde müssen Sie immer den Überblick behalten und kontrollieren, ob alles belegt wird, sowohl intern als auch beim Lieferanten. Der Einsatz eines erfahrenen Transitionsmanagers ist daher wichtig für den Erfolg.   Die Maßnahmen bestehen darin, bei Bedarf Hilfe zu suchen, klare Vereinbarungen mit dem Dienstleister zu treffen und nicht die Kontrolle abzugeben (Transitionsmanagement). Und alles so früh wie möglich anzupacken! Je später im Prozess Sie Dinge reparieren müssen, desto höher sind die Kosten. Wenn Sie also damit anfangen, wenn Sie noch einen Dienstleister auswählen müssen, ist es sicherlich nicht zu früh.